Contidos
Moitas veces, un usuario de Excel enfróntase á necesidade de encher as celas con datos dispostos nunha determinada secuencia lóxica. Ou, por exemplo, para facer unha previsión de cal será o valor dun determinado indicador para un momento específico, se a tendencia actual continúa. Agora non necesitas coñecer ducias de fórmulas para todo isto. Un par de clics do rato son suficientes e o problema está resolto. Todo é grazas ao autocompletar.
Esta característica é sorprendente na súa comodidade. Por exemplo, permítelle enumerar rapidamente os meses naturais ou facelo de xeito que só se mostren o día 15 e o último de cada mes (por exemplo, nos informes contables).
Como podes aproveitar esta gran función?
Na esquina inferior dereita hai un cadrado, arrastrándoo, podes continuar a serie de valores nos que hai un determinado patrón. Por exemplo, se o primeiro día é o luns, realizando esta sinxela operación, pode poñer valores nas seguintes liñas: martes, mércores, xoves, venres, etc.
Se hai un conxunto de valores nunha cela como 1,2,4, seleccionalos todos e arrastrando a caixa cara abaixo, podes continuar coa serie numérica ata 8, 16, 32, etc. Isto permítelle reducir significativamente os custos de tempo.
Do mesmo xeito, créase unha lista de nomes de meses.
E así é como se usa o autocompletado para unha progresión aritmética. No noso exemplo, usamos dúas celas con valores de 1,3, respectivamente, e despois o autocompletado continúa a serie numérica.
Ademais, a recepción funcionará aínda que o número estea dentro do texto. Por exemplo, se escribe "1 cuarto" e arrastra a caixa cara abaixo, obtén o seguinte.
En realidade, estes son todos os conceptos básicos que debes saber. Pero se queres dominar as habilidades de traballar con Excel de forma máis profesional, podes familiarizarte con algunhas fichas e trucos.
Usando a lista de datos de autocompletar
Por suposto, facer unha lista de meses ou días da semana non é todo o que pode facer Excel. Digamos que temos unha lista de cidades nas que a nosa empresa ten establecidos centros de servizos. Primeiro cómpre anotar a lista completa no elemento "Listas de cambios", ao que se pode acceder a través da secuencia de menú Ficheiro - Opcións - Avanzado - Xeral - Editar listas.
A continuación, aparecerá unha xanela cunha lista de listas integradas en Excel automaticamente.
Non hai moitos deles aquí. Pero este malentendido pódese corrixir facilmente. Para iso, hai unha xanela dereita na que se escribe a secuencia correcta de valores uXNUMXbuXNUMXbis. A gravación pódese facer de dúas formas, tanto con comas como en columna. Se hai moitos datos, pódense importar. Deste xeito podes aforrar moito tempo.
Que se necesita para iso? Primeiro tes que crear unha lista de cidades nalgún lugar do documento e, a continuación, só tes que facer unha ligazón a ela no campo de abaixo.
A lista está agora creada e pódese usar para encher todas as outras celas.
Ademais das listas en formato de texto, Excel permite crear secuencias numéricas, así como unha lista de datas ordenadas segundo un determinado patrón. Ao comezo deste material, deuse unha das formas de usalo, pero este é un nivel primitivo. Podes usar esta ferramenta de forma máis flexible, como un verdadeiro as.
En primeiro lugar, seleccionamos os valores de secuencia requiridos (un ou máis) xunto coa parte do intervalo que se utilizará para a lista. A continuación, atopamos o botón "Encher" no panel superior e no menú que aparece fai clic no botón "Progresión".
A continuación, aparece unha xanela coa configuración.
Na súa parte esquerda hai botóns de opción cos que se pode establecer a localización da futura secuencia: por filas ou columnas. No primeiro caso, a lista baixará, e no segundo, irá cara á dereita.
Inmediatamente á dereita da configuración de localización hai un panel onde podes seleccionar o tipo de secuencia numérica. Hai varias opcións para escoller:
- Aritmética. O valor de cada cela seguinte é un certo número maior que o anterior. O seu valor está determinado polo contido do campo "Paso".
- Xeométricos. Cada valor posterior é varias veces maior que o anterior. Canto depende exactamente do paso que indique o usuario.
- Datas. Con esta opción, o usuario pode crear unha secuencia de datas. Se selecciona este tipo, activaranse axustes adicionais para a unidade de medida. Téñense en conta á hora de elaborar a secuencia: día, día laborable, mes, ano. Polo tanto, se selecciona o elemento "día laborable", os fins de semana non se incluirán na lista.
- Autocompletar. Esta opción é semellante a arrastrar a esquina inferior dereita. En palabras sinxelas, Excel decide por si mesmo se precisa continuar coa serie numérica ou é mellor facer unha lista máis longa. Se especificas os valores 2 e 4 de antemán, os seguintes conterán os números 6, 8, etc. Se antes enche máis celas, empregarase a función "regresión lineal" (esta é unha opción moi interesante que permite construír unha previsión en función da tendencia existente).
Na parte inferior deste cadro de diálogo, como xa podes ver, hai dúas opcións: o tamaño do paso, comentado anteriormente, e o valor límite.
Despois de completar todas as operacións, cómpre premer o botón "Aceptar". Do mesmo xeito, créase unha lista de días laborables para un período determinado (por exemplo, ata o 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). E o usuario non precisa facer un gran número de movementos innecesarios!
Isto é todo, a configuración está completa. Agora vexamos algúns métodos de autocompletado máis profesionais.
Usando o rato
Esta é a forma máis cómoda de autocompletar, que lle permite realizar con elegancia ata as operacións máis complexas. Hai dúas opcións sobre como se pode usar: usar o botón esquerdo do rato ou o dereito. Por exemplo, a tarefa é facer unha lista de números ordenados en orde ascendente, onde cada valor seguinte aumenta nun. Normalmente, para iso, insírese unha unidade na primeira cela e un deuce na segunda, despois de que arrastran a caixa na esquina inferior dereita. Pero é posible acadar este obxectivo por outro método: simplemente enchendo a primeira cela. A continuación, cómpre arrastralo cara abaixo desde a esquina inferior dereita. Despois diso, aparecerá un botón en forma de cadrado. Debe facer clic nel e seleccionar o elemento "Encher".
Tamén pode usar a función "Encher só formatos", coa que só pode ampliar os formatos de cela.
Pero hai un método máis rápido: mantendo presionado o botón Ctrl mentres arrastras a cela en paralelo.
É certo que só é adecuado para secuencias de autocompletar números. Se tentas tirar deste truco con datos dun tipo diferente, os valores uXNUMXbuXNUMXb simplemente copiaranse nas seguintes celas.
Hai unha forma de acelerar a chamada do menú contextual. Para iso, arrastre a caixa mantendo premido o botón dereito do rato.
Despois aparecerá un conxunto de comandos. Polo tanto, pode abrir unha caixa de diálogo con opcións de autocompletar adicionais facendo clic no elemento de menú "Progresión". Pero hai unha limitación. A lonxitude máxima da secuencia neste caso limitarase á última cela.
Para que o autocompletado se realice ata o valor requirido (un número ou data específicos), debes premer o botón dereito do rato, tendo dirixido previamente o cursor á caixa, e arrastrar o marcador cara abaixo. Despois volve o cursor. E o último paso é soltar o rato. Como resultado, aparecerá un menú contextual con opcións de autocompletar. Seleccione unha progresión. Aquí, só se selecciona unha cela, polo que cómpre especificar todos os parámetros de enchemento automático na configuración: dirección, paso, valor límite e prema o botón Aceptar.
Unha función de Excel especialmente interesante é a aproximación lineal e exponencial. Permite construír unha previsión de como cambiarán os valores, en función do patrón existente. Como regra xeral, para facer unha previsión, cómpre usar funcións especiais de Excel ou realizar cálculos complexos, nos que se substitúen os valores da variable independente. É moito máis doado demostrar este exemplo na práctica.
Por exemplo, hai unha dinámica dun indicador, cuxo valor aumenta o mesmo número cada período.
É moito máis fácil comprender como se prevén os valores cunha tendencia lineal (cando cada indicador seguinte aumenta ou diminúe nun determinado valor). As funcións estándar de Excel son adecuadas para iso, pero é mellor debuxar un gráfico que mostre a liña de tendencia, a ecuación da función e o valor esperado para unha maior claridade.
Para saber cal será o indicador previsto en termos numéricos, ao calcular, cómpre tomar a ecuación de regresión como base (ou usar directamente as fórmulas integradas en Excel). Como resultado, haberá moitas accións que non todos poden entender desde o primeiro momento.
Pero a regresión lineal permítelle abandonar completamente fórmulas complexas e trazados. Só usa o autocompletar. O usuario toma unha serie de datos sobre a base dos cales se fai unha previsión. Selecciónase este conxunto de celas e, a continuación, preme o botón dereito do rato, que precisa arrastrar o intervalo polo número de celas necesario (dependendo da distancia do punto no futuro para o que se calcula o valor previsto). Aparecerá un menú contextual, onde cómpre seleccionar o elemento "Aproximación lineal". Iso é todo, obtense unha previsión que non precisa de habilidades matemáticas especiais, trazar ou derivar fórmulas.
Se os indicadores aumentan durante cada período de tempo nunha determinada porcentaxe, entón estamos a falar de crecemento exponencial. Por exemplo, a previsión da dinámica dunha epidemia ou a previsión de intereses sobre un depósito bancario baséase só en tal patrón.
Non hai un método máis eficaz para predicir o crecemento exponencial que o que describimos.
Usando o rato para encher automaticamente as datas
Moitas veces é necesario aumentar a lista de datas xa existente. Para iso, tómase algunha data e arrástrase pola esquina inferior dereita co botón esquerdo do rato. Aparece unha icona cadrada, onde pode seleccionar o método de recheo.
Por exemplo, se un contable utiliza unha folla de cálculo, a opción "días laborables" axeitará a el. Ademais, este elemento será necesario por calquera outro especialista que teña que facer plans diarios, por exemplo, RRHH.
E aquí está outra opción, como implementar o recheo automático de datas co rato. Por exemplo, unha empresa debe pagar os salarios o 15 e o último día do mes. A continuación, cómpre introducir dúas datas, estiralas e seleccionar o método de recheo "por meses". Isto pódese facer premendo co botón esquerdo do rato no cadrado da esquina inferior dereita ou usando o botón dereito, seguido dunha chamada automática ao menú contextual.
Importante! O día 15 queda, independentemente do mes, e o último é automático.
Co botón dereito do rato podes axustar a progresión. Por exemplo, fai unha lista de días laborables deste ano, que aínda estará ata o 31 de decembro. Se usa o enchemento automático co botón dereito do rato ou a través do menú, ao que se pode acceder a través do cadrado, entón hai unha opción "Enchemento instantáneo". Por primeira vez, os desenvolvedores proporcionaron esta función en Excel 2013. É necesario que as celas se enchen segundo un determinado patrón. Isto permitirache aforrar moito tempo.
Conclusións
En realidade, iso é todo. O autocompletar é unha función moi útil que che axuda a automatizar moitos fluxos de traballo e facer predicións baseadas en patróns. Non se precisan fórmulas nin cálculos adicionais. Basta con premer un par de botóns e os resultados aparecerán como por arte de maxia.