Contidos
Excel ten unha poderosa, pero ao mesmo tempo moi raramente usada, capacidade de crear secuencias automáticas de accións mediante macros. Unha macro é unha saída ideal se estás lidando co mesmo tipo de tarefa que se repite moitas veces. Por exemplo, tratamento de datos ou formato de documentos segundo un modelo normalizado. Neste caso, non precisa coñecementos de linguaxes de programación.
Xa tes curiosidade por saber que é unha macro e como funciona? A continuación, vai adiante con audacia; entón, paso a paso, faremos todo o proceso de creación dunha macro contigo.
Que é Macro?
Unha macro en Microsoft Office (si, esta funcionalidade funciona igual en moitas aplicacións do paquete Microsoft Office) é un código de programa nunha linguaxe de programación Visual Basic para aplicacións (VBA) almacenado dentro do documento. Para que quede máis claro, un documento de Microsoft Office pódese comparar cunha páxina HTML, entón unha macro é un análogo de Javascript. O que Javascript pode facer cos datos HTML nunha páxina web é moi semellante ao que pode facer unha macro cos datos nun documento de Microsoft Office.
As macros poden facer case todo o que queiras nun documento. Aquí tes algúns deles (unha parte moi pequena):
- Aplicar estilos e formatos.
- Realiza diversas operacións con datos numéricos e de texto.
- Utiliza fontes de datos externas (arquivos de bases de datos, documentos de texto, etc.)
- Crea un novo documento.
- Fai todo o anterior en calquera combinación.
Crear unha macro: un exemplo práctico
Por exemplo, tomemos o ficheiro máis común CSV. Esta é unha táboa sinxela de 10×20 chea de números do 0 ao 100 con títulos para columnas e filas. A nosa tarefa é converter este conxunto de datos nunha táboa con formato presentable e xerar totais en cada fila.
Como xa se mencionou, unha macro é un código escrito na linguaxe de programación VBA. Pero en Excel, podes crear un programa sen escribir unha liña de código, o que faremos agora mesmo.
Para crear unha macro, abra vista (Tipo) > Macros (Macro) > Gravar macro (Grabación macro...)
Dálle un nome á túa macro (sen espazos) e fai clic OK.
A partir deste momento, rexístranse TODAS as túas accións co documento: cambios nas celas, desprazamento pola táboa, incluso redimensionar a xanela.
Excel indica que o modo de gravación de macros está activado en dous lugares. En primeiro lugar, no menú Macros (Macros) - en lugar dunha cadea Gravar macro Apareceu a liña (Grabando unha macro...). Deixar de gravar (Parar a gravación).
En segundo lugar, na esquina inferior esquerda da xanela de Excel. Ícona Deixe (cadrado pequeno) indica que o modo de gravación de macros está activado. Facendo clic nel, deixarase de gravar. Pola contra, cando o modo de gravación non está activado, hai unha icona para activar a gravación de macros nesta localización. Facendo clic nel darase o mesmo resultado que activar a gravación a través do menú.
Agora que o modo de gravación de macros está activado, imos á nosa tarefa. Primeiro de todo, imos engadir cabeceiras para os datos de resumo.
A continuación, introduza as fórmulas nas celas de acordo cos nomes dos títulos (danse variantes das fórmulas para o inglés e as versións de Excel, os enderezos das celas son sempre letras e números latinos):
- =SUMA(B2:K2) or =SUMA(B2:K2)
- =PROMEDIO(B2:K2) or =СРЗНАЧ(B2:K2)
- =MIN(B2:K2) or =MIN(B2:K2)
- =MAX(B2:K2) or =MAX(B2:K2)
- =MEDIANA(B2:K2) or =MEDIANA(B2:K2)
Agora selecciona as celas con fórmulas e cópiaas en todas as filas da nosa táboa arrastrando o controlador de enchemento automático.
Despois de completar este paso, cada fila debería ter os totais correspondentes.
A continuación, resumiremos os resultados para toda a táboa, para iso facemos algunhas operacións matemáticas máis:
Respectivamente:
- =SUMA(L2:L21) or =SUMA(L2:L21)
- =PROMEDIO(B2:K21) or =СРЗНАЧ(B2:K21) – para calcular este valor, é necesario tomar exactamente os datos iniciais da táboa. Se tomas a media das medias para filas individuais, o resultado será diferente.
- =MIN(N2:N21) or =MIN(N2:N21)
- =MAX(O2:O21) or =MAX(O2:O21)
- =MEDIANA(B2:K21) or =MEDIANA(B2:K21) – consideramos utilizar os datos iniciais da táboa, polo motivo indicado anteriormente.
Agora que rematamos cos cálculos, imos facer un pouco de formato. En primeiro lugar, imos establecer o mesmo formato de visualización de datos para todas as celas. Seleccione todas as celas da folla, para facelo, use o atallo do teclado Ctrl + Aou prema na icona seleccionar todo, que se atopa na intersección dos encabezados de fila e columna. A continuación, prema Estilo coma (Formato delimitado). casa (Casa).
A continuación, cambia o aspecto das cabeceiras de columna e fila:
- Estilo de letra en negrita.
- Aliñación central.
- Recheo de cor.
E finalmente, imos configurar o formato dos totais.
Así debería quedar ao final:
Se todo che convén, deixa de gravar a macro.
Parabéns! Acabas de gravar a túa primeira macro en Excel.
Para utilizar a macro xerada, necesitamos gardar o documento de Excel nun formato que admita macros. En primeiro lugar, necesitamos eliminar todos os datos da táboa que creamos, é dicir, convertela nun modelo baleiro. O caso é que no futuro, traballando con este modelo, importaremos nel os datos máis recentes e relevantes.
Para borrar todas as celas dos datos, fai clic co botón dereito na icona seleccionar todo, que se atopa na intersección dos títulos das filas e das columnas e, desde o menú contextual, selecciona Borrar (Eliminar).
Agora a nosa folla está completamente borrada de todos os datos, mentres que a macro permanece rexistrada. Necesitamos gardar o libro de traballo como un modelo de Excel habilitado para macros que teña a extensión XLTM.
Un punto importante! Se garda o ficheiro coa extensión XLTX, entón a macro non funcionará nela. Por certo, pode gardar o libro de traballo como un modelo de Excel 97-2003, que ten o formato XLT, tamén admite macros.
Cando se garda o modelo, pode pechar Excel con seguridade.
Executar unha macro en Excel
Antes de revelar todas as posibilidades da macro que creaches, paréceme correcto prestar atención a un par de puntos importantes sobre as macros en xeral:
- As macros poden ser prexudiciais.
- Le o parágrafo anterior de novo.
O código VBA é moi poderoso. En particular, pode realizar operacións en ficheiros fóra do documento actual. Por exemplo, unha macro pode eliminar ou modificar calquera ficheiro dun cartafol Os meus documentos. Por este motivo, só executa e permite macros de fontes de confianza.
Para executar a nosa macro de formato de datos, abra o ficheiro de modelo que creamos na primeira parte deste tutorial. Se tes unha configuración de seguranza estándar, cando abras un ficheiro, aparecerá un aviso enriba da táboa de que as macros están desactivadas e un botón para activalas. Xa que fixemos a plantilla nós mesmos e confiamos en nós mesmos, prememos o botón Activar contido (Incluír contido).
O seguinte paso é importar o último conxunto de datos actualizado do ficheiro CSV (en base a tal ficheiro, creamos a nosa macro).
Cando importas datos dun ficheiro CSV, é posible que Excel che pida que configures algunhas opcións para transferir correctamente os datos á táboa.
Cando remate a importación, vai ao menú Macros Ficha (Macros). vista (Ver) e seleccione un comando Ver macros (Macro).
No cadro de diálogo que se abre, veremos unha liña co nome da nosa macro Formato de datos. Seleccionalo e fai clic Correr (Executar).
Cando a macro comece a executarse, verá o cursor da táboa saltando dunha cela a outra. Despois duns segundos, realizaranse as mesmas operacións cos datos que ao gravar unha macro. Cando todo estea listo, a táboa debería ter o mesmo aspecto que a orixinal que formateamos a man, só con datos diferentes nas celas.
Vexamos debaixo do capó: como funciona unha macro?
Como se mencionou máis dunha vez, unha macro é código de programa nunha linguaxe de programación. Visual Basic para aplicacións (VBA). Cando activas o modo de gravación de macros, Excel realmente rexistra todas as accións que realizas en forma de instrucións VBA. En pocas palabras, Excel escribe o código por ti.
Para ver este código do programa, necesitas no menú Macros Ficha (Macros). vista (ver) clic Ver macros (Macros) e no cadro de diálogo que se abre, prema Editar (Cambio).
Ábrese a fiestra. Visual Basic para aplicacións, no que veremos o código do programa da macro que gravamos. Si, entendiches ben, aquí podes cambiar este código e incluso crear unha nova macro. As accións que realizamos coa táboa nesta lección pódense gravar mediante a gravación automática de macros en Excel. Pero as macros máis complexas, cunha secuencia e unha lóxica de acción finamente afinadas, requiren programación manual.
Engadimos un paso máis á nosa tarefa...
Imaxina que o noso ficheiro de datos orixinal datos.csv créase automaticamente por algún proceso e gárdase sempre no disco no mesmo lugar. Por exemplo, C:Datadata.csv – ruta ao ficheiro cos datos actualizados. O proceso de apertura deste ficheiro e importación de datos tamén se pode rexistrar nunha macro:
- Abre o ficheiro de modelo onde gardamos a macro − Formato de datos.
- Crea unha nova macro chamada Cargar datos.
- Durante a gravación dunha macro Cargar datos importar datos do ficheiro datos.csv – como fixemos na parte anterior da lección.
- Cando se complete a importación, deixe de gravar a macro.
- Elimina todos os datos das celas.
- Garda o ficheiro como un modelo de Excel habilitado para macros (extensión XLTM).
Así, ao executar este modelo, obtén acceso a dúas macros: unha carga os datos e a outra formateaos.
Se queres entrar na programación, podes combinar as accións destas dúas macros nunha soa, simplemente copiando o código de Cargar datos ata o inicio do código Formato de datos.