Contidos
O principio de Pareto, nomeado así polo economista italiano Vilfredo Pareto, afirma que O 80% dos problemas poden ser causados polo 20% das causas. O principio pode ser información moi útil ou incluso salvar vidas cando hai que escoller cal dos moitos problemas resolver primeiro, ou se a eliminación de problemas é complicada por circunstancias externas.
Por exemplo, acabas de pedirlle que dirixa un equipo que está a ter dificultades para traballar nun proxecto para apuntalo na dirección correcta. Pregúntalles aos membros do equipo cales foron os seus principais obstáculos para acadar os seus obxectivos e obxectivos. Fan unha lista que analizas e descubre cales foron as principais causas de cada un dos problemas cos que se atopou o equipo, intentando ver os puntos en común.
Todas as causas detectadas dos problemas organízanse segundo a frecuencia da súa aparición. Mirando os números, descobre que a falta de comunicación entre os implementadores do proxecto e as partes interesadas do proxecto é a causa principal dos 23 principais problemas aos que se enfronta o equipo, mentres que o segundo problema é o acceso aos recursos necesarios (sistemas informáticos, equipos, etc.). .). .) deu lugar a só 11 complicacións asociadas. Outros problemas están illados. Está claro que resolvendo o problema de comunicación pódese eliminar unha enorme porcentaxe de problemas, e resolvendo o problema de acceso aos recursos pódense resolver case o 90% dos obstáculos no camiño do equipo. Non só descubriches como axudar ao equipo, senón que acabas de facer unha análise de Pareto.
Facer todo este traballo en papel probablemente levará certo tempo. O proceso pódese acelerar moito usando o gráfico de Pareto en Microsoft Excel.
Os gráficos de Pareto son unha combinación dun gráfico de liñas e un histograma. Son únicos porque adoitan ter un eixe horizontal (eixe de categoría) e dous eixes verticais. O gráfico é útil para priorizar e ordenar os datos.
A miña tarefa é axudarche a preparar datos para o gráfico de Pareto e despois crear o propio gráfico. Se os teus datos xa están preparados para o gráfico de Pareto, podes pasar á segunda parte.
Hoxe analizaremos unha situación problemática nunha empresa que reembolsa habitualmente os gastos dos empregados. A nosa tarefa é descubrir en que gastamos máis e comprender como podemos reducir estes custos nun 80% mediante unha rápida análise de Pareto. Podemos descubrir cales son os custos que representan o 80 % dos reembolsos e evitar custos elevados no futuro cambiando a política para usar os prezos por xunto e discutir os custos dos empregados.
Primeira parte: preparar datos para o gráfico de Pareto
- Organiza os teus datos. Na nosa táboa, hai 6 categorías de compensación en efectivo e cantidades reclamadas polos empregados.
- Ordena os datos en orde descendente. Comproba que as columnas están seleccionadas А и Вpara ordenar correctamente.
- Columna Suma cantidade (número de gastos) calcúlase mediante a función SUM (SUMA). No noso exemplo, para obter o importe total, cómpre engadir as celas de V3 a V8.
Teclas de acceso rápido: Para sumar un intervalo de valores, seleccione unha cela B9 e prensa Alt+=. O importe total será de $12250.
- Crea unha columna Importe acumulado (cantidade acumulada). Imos comezar co primeiro valor $ 3750 na cela B3. Cada valor baséase no valor da cela anterior. Nunha cela C4 tipo =C3+B4 e prensa Entrar.
- Para encher automaticamente as celas restantes dunha columna, fai dobre clic no controlador de enchemento automático.
- A continuación, crea unha columna % acumulado (porcentaxe acumulada). Para cubrir esta columna, pode usar a suma do intervalo cantidade e valores da columna Importe acumulado. Na barra de fórmulas dunha cela D3 entrar =C3/$B$9 e prensa Entrar. Símbolo $ crea unha referencia absoluta tal que o valor da suma (referencia da cela B9) non cambia ao copiar a fórmula cara abaixo.
- Fai dobre clic no marcador de enchemento automático para encher a columna cunha fórmula ou fai clic no marcador e arrástrao pola columna de datos.
- Agora todo está listo para comezar a construír o gráfico de Pareto!
Segunda parte: construción dun gráfico de Pareto en Excel
- Seleccione os datos (no noso exemplo, celas de A2 by D8).
- prensa Alt + F1 no teclado para crear automaticamente un gráfico a partir dos datos seleccionados.
- Fai clic co botón dereito na área do gráfico e no menú que aparece, fai clic Seleccionar datos (Seleccione Datos). Aparecerá unha caixa de diálogo Selección dunha fonte de datos (Seleccione a fonte de datos). Seleccione a liña Importe acumulado e prensa Eliminar (Quitar). Entón OK.
- Fai clic no gráfico e usa as frechas do teu teclado para moverte entre os seus elementos. Cando se selecciona unha fila de datos % acumulado, que agora coincide co eixe da categoría (eixe horizontal), fai clic co botón dereito sobre el e selecciona Cambia o tipo de gráfico dunha serie (Cambiar o tipo de serie de gráficos). Agora esta serie de datos é difícil de ver, pero posible.
- Aparecerá unha caixa de diálogo Cambia o tipo de gráfico (Cambiar tipo de gráfico), seleccione o gráfico de liñas.
- Entón, obtivemos un histograma e un gráfico de liñas planas ao longo do eixe horizontal. Para mostrar o relevo dun gráfico de liñas, necesitamos outro eixe vertical.
- Fai clic co botón dereito nunha fila % acumulado e no menú que aparece fai clic Formato de serie de datos (Formato de serie de datos). Aparecerá a caixa de diálogo co mesmo nome.
- Na sección Opcións de fila (Opcións da serie) seleccione Eixo Menor (Eixo secundario) e prema o botón preto (Pechar).
- Aparecerá o eixe porcentual e o gráfico converterase nun gráfico de Pareto completo. Agora podemos sacar conclusións: o groso dos custos son as matrículas (Taxas de Formación), os equipamentos (Ferramentaría) e os artigos de papelería (Material de oficina).
Con instrucións paso a paso para configurar e crear un gráfico de Pareto en Excel á man, próbao na práctica. Ao aplicar a análise de Pareto, pode identificar os problemas máis significativos e dar un paso significativo para resolvelos.