A Distancia na Universidade de Psicoloxía Práctica, estamos a traballar en varios métodos de autoorganización e mellora da eficiencia. Incluíndo como priorizar correctamente.
Por que priorizar.
O primeiro motivo é obvio: facer primeiro as cousas máis importantes. A segunda razón é menos obvia: para que en cada momento saiba exactamente que negocio estás facendo agora. Para que non quede máis remedio, porque é no momento da elección que comezan os lanzamentos, as escusas, os pensamentos como “debería entrar a tomar té” etc.
Abaixo co lanzamento, establece prioridades.
Quero compartir convosco o xeito de priorizar o meu autor, non leredes sobre este método en ningún outro lugar. Na miña opinión, esta é a forma máis eficiente de priorizar, pero ten un inconveniente. Require coñecementos de matemáticas superiores para o segundo grao, ou máis ben a capacidade de multiplicar e dividir.
Entón imaxina iso ten lista de tarefas. Déixeme esbozar un exemplo:
- Grava un vídeo para o sitio
- Pide unha mesa de ordenador
- Responder correos electrónicos urxentes
- Desmonta a caixa do armario
Ben, iso é sobre esa lista foi tomada do teito por min. A continuación, valoraremos a importancia de cada caso. A importancia consistirá en tres parámetros:
- Importancia Que importante é facer isto? Pasará algo terrible se decides non facelo en absoluto? Canto depende da súa implantación?
- Urxencia -¿Con que rapidez se debe facer isto? Deixa todo e faino? Ou se o fas dentro dunha semana, é basicamente normal?
- Complexidade -¿Canto tempo levará este traballo? Necesito negociar e interactuar con outras persoas para facelo? En que medida é emocional e moralmente sinxelo ou, pola contra, complexo e desagradable?
Valora todos os casos destes tres parámetros nunha escala do 1 ao 10 por orde de importancia-urxencia-dificultade.. Ao final, acabarás con algo así:
- Graba un vídeo para o sitio 8 6 7
- Pedir unha mesa de ordenador 6 2 3
- Responder correos electrónicos urxentes 7 9 2
- Desmonta a caixa do armario 2 2 6
Entón, todos os casos avalíanse segundo os tres criterios Importancia-Urxencia-Complexidade, pero ata agora non se poderá priorizar, porque aínda non está claro que casos poñer en primeiro lugar, importantes ou urxentes? Ou quizais primeiro os máis sinxelos, para que se fagan rapidamente e para que non distraigan?
Para priorizar supoñemos a importancia última de cada caso.
Significado = Importancia * Urxencia / Complexidade
Multiplica a importancia pola urxencia e divide pola complexidade. Así, no máis alto, teremos cousas moi importantes e moi urxentes, sendo moi sinxelas. Ben, ao revés. E entón a nosa lista será así:
- Graba un vídeo para o sitio 8 * 6 / 7 = 6.9
- Ordenar mesa de ordenador 6 * 2 / 3 = 4.0
- Responder a correos electrónicos urxentes 7 * 9 / 2 = 31.5
- Desmonta a caixa no armario 2 * 2 / 6 = 0.7
Usei unha calculadora para calcular e redondeei os valores a décimas, tal precisión será suficiente. Agora vemos o fácil que é organizar as cousas por orde de prioridade:
- Responder a correos electrónicos urxentes 31.5
- Fai un vídeo para o sitio 6.9
- Ordenar escritorio de ordenador 4.0
- Desmonta a caixa do armario 0.7
O mellor deste procedemento é que é non se requiren decisións complexas, hai un algoritmo preparado que sempre priorizará correctamente. A súa tarefa é só avaliar adecuadamente a importancia, urxencia e complexidade do caso, entón a técnica toma o relevo.
Prioriza deste xeito coa lista que fixeches na tarefa anteriorpara asegurarse de que non só é sinxelo, senón que a lista final é bastante adecuada. En primeiro lugar están aquelas cousas que son realmente razoables facer en primeiro lugar.