Contidos
Xestión do tempo «Co traballo que teño e quedo atrapado nunha reunión inútil»
A economista Pilar Lloret explica en «reunións de 30 minutos» como optimizar ao máximo estas citas de traballo
Se cando che informan dunha nova reunión no traballo rinchas de descoido e resignación, algo non vai ben. Estas citas de traballo deben ser ferramentas para mellorar o noso traballo profesional e, moitas veces, acaban sendo unha perda de tempo.
Esta situación - moito máis común do que parece - foi a que motivou ao economista Pilar Lloret, especializado en análise de negocios e riscos, para escribir «Reunións de 30 minutos», un libro no que, a través de directrices e consellos claros, propón un xeito de aumentar a eficiencia destes encontros, cumprindo así o seu obxectivo.
Falamos coa autora e preguntámoslle as claves para deixar de perder o tempo e aproveitar ao máximo as reunións ás que estamos obrigados a asistir:
Por que é tan importante a organización á hora de planificar unha reunión?
Se non temos unha boa planificación e organización, os obxectivos non estarán claros, nin os puntos a tratar, nin o tempo dispoñible ... Polo tanto, teremos duración incontrolada e non cumpriremos as expectativas dos participantes. É posible que nos frustremos e perderemos o tempo de todos.
Que efectos negativos pode ter unha reunión mal planificada e na que non se consegue o propósito desexado?
Ademais do custo en termos económicos, asistir a reunións mal planificadas e nas que despois de 90, 60 ou 30 minutos non se chega a ningunha conclusión xera un percepción negativa e desánimo entre os asistentes. E se esta situación continúa, é fácil que co tempo nos estresemos pensando "co traballo que teño e teño que asistir a unha reunión inútil".
Tamén ten un efecto negativo na opinión dos participantes cara ao organizador, que na maioría dos casos adoita ser un xefe.
Por que 30 minutos é o tempo óptimo para durar unha reunión?
30 minutos é o reto que plantexo no libro baseándome na miña propia experiencia na organización de reunións que funcionan. Evidentemente hai reunións que necesitarán máis tempo, outros nos que o seu obxectivo pode alcanzarse en menos e, por suposto, nalgunha ocasión os 30 ou incluso 60 minutos da reunión poden substituírse por unha chamada ou un correo electrónico, por exemplo.
Como funciona a figura do tomador de decisións do que falas no libro?
Cando falamos dos participantes dunha reunión de 30 minutos, debe estar claro que o número ideal non debe exceder un máximo de cinco persoas. E a túa elección ten que ser a correcta. Podemos distinguir as figuras do moderador, coordinador, secretario (poden ser a mesma persoa) e dos participantes. En principio, a toma de decisións nunha reunión de 30 minutos e un máximo de cinco persoas é consensuada e non debe xerar conflito.
Como debemos organizar unha reunión para que sexa o máis eficiente posible?
Podemos resumir en cinco puntos como organizar a reunión do seguinte xeito. O primeiro sería define o obxectivo e o resultado desexado da reunión. O segundo, escolle os participantes axeitados. O terceiro é planifica a reunión; Entre outras cousas, elabore a axenda, escolla o lugar, a hora de inicio e a duración e envíea xunto cos documentos clave da reunión aos interesados no tempo suficiente para que poidan preparala.
En cuarto lugar, debemos ter en conta o deseño de estruturas das reunións, é dicir, as regras de funcionamento e por suposto como se estruturan os 30 minutos que dura a reunión por contido. Finalmente, é importante facer un seguimento da reunión. Asegúrese de que todos os participantes sexan conscientes dos acordos tomados e, no caso de que haxa que realizar algunha acción de seguimento, cales son as tarefas asignadas a cada un e o tempo de execución