Centrarse no esencial: como priorizar

“Por desgraza, as situacións nas que consigo poñer as miñas prioridades en primeiro plano son a norma máis que a excepción. Intento planificar as miñas tarefas para o día, destacando o principal, pero ao final do día síntome completamente esgotada porque me distraen as chamadas, as pequenas rotacións e as reunións. As tarefas máis importantes seguen aprazándose, e os grandiosos plans para o ano seguen escritos en papel. Que podes facer para axudarche?» pregunta Olga, de 27 anos.

Moitas veces atopo unha solicitude semellante en formacións sobre eficacia directiva. Os clientes cren que a principal razón do seu problema é a falta de prioridades. Pero en realidade o son, só unha persoa non está moi concentrada neles.

E o primeiro paso para resolver este problema é escoller a ferramenta adecuada para traballar na túa concentración. Debe adaptarse exactamente ás túas características persoais: debes ter en conta as condicións do teu traballo e lugar de residencia.

Para comezar, pode usar varios métodos populares que foron recoñecidos como efectivos durante moito tempo. Intento recomendalos a clientes cos que estamos a traballar.

Primeira aproximación: Comprender os criterios de avaliación

En primeiro lugar, responde á pregunta: que criterios utilizas cando priorizas? A resposta máis común é o criterio de «urxencia». Con el, todos os casos alíñanse en fila dependendo da data límite. E só despois incorporamos novas tarefas ao «construtor virtual» resultante, retrocedendo as que se poden completar máis tarde.

Cales son as desvantaxes deste enfoque? A lista de prioridades de hoxe debe incluír non só o que perderá relevancia mañá, é dicir, urxente, senón tamén o que chamamos abstractamente «importante». Isto é o que nos move cara á consecución do obxectivo, ou o que elimina serios obstáculos no camiño cara a el.

E aquí moitos cometen o erro de substituír os criterios. Laconicamente, isto pódese expresar do seguinte xeito: "Isto é moi urxente, porque é moi importante!" "Isto é moi importante porque o prazo remata mañá!" Pero se a túa lista de prioridades para o día non contén tarefas que conduzan á consecución de obxectivos importantes para ti, debes analizar coidadosamente a túa lista de tarefas pendentes.

Debes decidir que criterios utilizas para determinar a «urxencia» e a «importancia» das tarefas e se mesturas estes dous conceptos.

Segundo enfoque: identificar tres categorías de prioridades

Como sabes, os horizontes de planificación son diferentes. Se estamos considerando un horizonte de planificación dun día, é mellor proceder do seguinte xeito:

• Establece unha prioridade para o día. Esta é a tarefa na que hoxe gastarás o máximo do teu tempo e enerxía;
• Identifica tres ou catro cousas nas que hoxe dedicarás menos tempo e esforzo. É mellor se anotas canto tempo (cinco minutos, dez minutos) pensas dedicar a un caso concreto. Esta será a túa lista de "última prioridade".
• Na terceira categoría entrará o que se pode denominar «casos do principio residual». Completaranse se lles queda tempo libre. Pero se seguen sen realizarse, non afectará a nada.

Aquí estamos ante a pregunta: “Como non gastar a máxima enerxía na “última prioridade”, deixando de lado inconscientemente a “principal”? O terceiro enfoque axudará a respondelo.

Terceiro enfoque: use o modo de tempo lento

Pasamos a maior parte do noso tempo de traballo en modo «tempo rápido». Temos que participar en procesos rutineiros e procesar unha gran cantidade de información.

O "tempo lento" é a forma máis eficaz de deter a rutina de "correr na roda". Esta é unha mirada consciente a ti mesmo e o punto de partida para atopar respostas ás preguntas: "Que estou facendo? Para que? Que non estou facendo e por que?

Para que este método funcione mellor, siga estas tres pautas:

1. Introduce na túa rutina diaria un determinado ritual. Esta debe ser unha actividade recorrente ao longo do día que o poñerá en modo "tempo lento". Pode ser unha pausa para o té e agachamentos regulares. O ritual non debe levar máis de 5 minutos e permitirche estar só. E, por suposto, traerche alegría e pracer; entón non o deixarás ata mañá.
2. Teña en conta que o «tempo lento» non é só tempo para gozar, senón tamén unha oportunidade para aumentar a súa satisfacción co modo «tempo rápido». E fai tres preguntas: "Que resultado debo conseguir hoxe?", "Cal é o seguinte pequeno paso cara a este resultado que teño que dar?", "Que me distrae e como non distraerme?" Estas preguntas axudaranche a ter presentes os teus obxectivos principais. E planificar os próximos pequenos pasos será unha excelente prevención da procrastinación.
3. Use o modo de tempo lento de dúas a catro veces ao día. Canto máis a miúdo e máis forte inflúan os factores do mundo exterior, máis veces deberías cambiar a este modo. Serán suficientes tres preguntas e un par de minutos por sesión. O criterio principal é que che dea pracer. Pero lembra: usar a técnica menos dunha vez ao día é non practicala en absoluto.