Agrupar e desagrupar datos en Excel. Instrucións paso a paso con foto

Agora é a era da información. A cantidade de datos que a xente ten que procesar cada día crece cada vez máis. Isto aplícase a todas as áreas posibles da vida, incluído o traballo. Agora son cada vez máis as áreas da actividade humana nas que existe unha necesidade aguda da capacidade de procesar rapidamente grandes cantidades de información.

Unha das funcións de Excel que che permite facelo é a agrupación. O caso é que a estruturación da información axuda a traballar non con todos os datos dispoñibles, senón só con pequenas partes. Se empaqueta o mesmo tipo de información nun bloque, entón é máis fácil para o ordenador e para a propia persoa. Case non hai ámbito no que non se demandase a estruturación da información:

1. Tratamento de datos de vendas. Os almacéns reciben regularmente lotes enormes dunha gran variedade de mercadorías con diferentes custos, pesos, provedores, nomes, etc. Estruturar os datos facilita a navegación por toda esta variedade de información.
2. Estudos. A calidade da educación e a autoeducación está intimamente relacionada co ben estruturada da información. Polo tanto, se agrupas correctamente datos do mesmo tipo un a carón, será máis fácil realizar non só tarefas prácticas relacionadas coa estatística, por exemplo, senón tamén tarefas teóricas, organizar os deberes, etc.
3. Informe contable. Os contadores adoitan tratar con números, cada un dos cales ten conexións con outros números. E para que sexa máis cómodo traballar cunha gran cantidade de valores uXNUMXbuXNUMXrelacionados entre si e información dun tipo diferente, é moi conveniente usar a agrupación de datos.

Ademais, a función de agrupación de datos permítelle ocultar información obsoleta. Vexamos como funciona e como podes usalo.

Como configurar os parámetros da función

Para traballar coa agrupación de datos, primeiro debes configurala. Para iso, vai á pestana "Datos" e atopa alí a opción "Estrutura". A continuación, aparecerá un panel emerxente no que debes atopar un botón na esquina inferior dereita.

Despois diso, aparecerá unha xanela na que cómpre seleccionar as caixas de verificación adecuadas e premer a tecla Aceptar. Esta configuración controla como se mostrarán os datos.

Importante: na práctica, moitas persoas consideran bastante inconveniente mostrar os totais baixo os datos. Polo tanto, pode deixar esta caixa desmarcada. Tamén se recomenda marcar a caixa "Estilos automáticos".

Despois de completar estes pasos, pode comezar inmediatamente a agrupar información.

Como agrupar datos por filas

Agora imos descubrir o que hai que facer para agrupar filas, na práctica.

1. Crea unha nova fila enriba ou debaixo das que queremos agrupar. Todo depende do método escollido para mostrar os resultados na fase anterior.
2. O seguinte paso é crear un título de táboa na cela superior esquerda da fila engadida. Este será o nome do grupo no que se combinarán as celas que son comúns nunha determinada base.
3. Seleccione todas as celas da área debaixo da fila recentemente creada ou sobre ela (dependendo do que fixemos no primeiro paso). Despois diso, buscamos o botón "Estrutura" na pestana de datos e alí atopamos a opción "Grupo". É importante non facer clic na frecha ou no nome do comando no panel emerxente, senón na icona.

Se aínda fai clic na frecha cara abaixo, aparecerá un menú adicional no que pode seleccionar a función de agrupación ou crear unha estrutura. Interésanos principalmente agrupar nesta fase.

Despois diso, seleccionamos a característica principal pola que se realizará a agrupación. Poden ser filas ou columnas. Se non cambia nada, entón o primeiro elemento está seleccionado por defecto. Despois de asegurarnos de que a configuración está configurada como precisamos, debemos confirmar as nosas accións premendo o botón Aceptar. Xa que estamos agrupando por fila, non necesitamos cambiar nada, só necesitamos comprobar.

Importante: se, antes de comezar a agrupar obxectos, selecciona non unha cela, senón columnas ou filas enteiras no panel de coordenadas, entón non aparecerá este cadro de diálogo. O programa descubrirá o que facer por si só.

O feito de que as liñas estivesen agrupadas, podemos entender polo signo menos no panel de coordenadas. Isto indícanos que os datos foron revelados. Agora podemos ocultalos premendo nesta icona ou facendo clic no botón 1 un pouco máis alto (indica o grao de agrupación).

Vemos que as liñas están ocultas e o signo menos cambiou a un plus. Para abrir a liña desexada, pode facer clic nela e, a continuación, o programa farao por si mesmo. Se precisas expandir todas as liñas, debes facer clic no botón "2", que neste caso está situado na parte superior do panel de coordenadas.

Como agrupar columnas

Para agrupar columnas, o algoritmo de accións é aproximadamente o mesmo:

1. Segundo as opcións que seleccionemos na configuración, necesitamos inserir unha nova columna á esquerda ou á dereita da área que se vai agrupar.
2. Anotamos o nome do grupo na cela superior da columna que aparece.
3. Seleccionamos todas as columnas que necesitamos agrupar (só deixamos a que engadimos na primeira fase), e despois prememos no botón "Agrupar" do mesmo xeito que o algoritmo descrito anteriormente.
4. Agora temos que facer clic no elemento "Columnas" na pequena xanela e facer clic no botón "Aceptar".
5. Boa sorte.

Nota. Do mesmo xeito que cando se agrupan filas, se seleccionamos columnas enteiras na barra de coordenadas horizontal, non aparece un pequeno cadro de diálogo.

Como facer agrupacións multinivel

Excel é un programa funcional, pero as súas posibilidades non rematan coa agrupación dun só nivel, como se describe nos exemplos anteriores. Tamén existe a capacidade de agrupar as células en varios niveis. Isto faise do seguinte xeito:

1. Para comezar, o grupo principal créase da forma descrita anteriormente. Despois engadiranse subgrupos.
2. Despois diso, asegurámonos de que o grupo principal estea aberto. Nel, tamén realizamos as accións descritas anteriormente. Os pasos específicos dependen de se a persoa está a traballar con filas ou columnas.
3. Como resultado, pódense crear grupos de varios niveis.

Instrucións para desagrupar datos

Pode xurdir unha situación cando xa non se necesita un grupo ou subgrupo creado previamente. Hai unha función separada para iso: "Desagrupar". Para implementala, cómpre seguir os seguintes pasos:

1. Selecciona os elementos que forman parte do grupo.
2. Abre a pestana "Datos".
3. Atopamos alí o grupo "Estrutura", ábreo coa frecha de abaixo.
4. Alí, fai clic no botón "Desagrupar". É moi importante facer clic na icona, non na inscrición.

A continuación, escollemos exactamente o que queremos desagrupar. Seleccionamos o elemento que conveña en función do que agrupamos previamente. Despois de completar a acción, prema o botón Aceptar.

Atención! Se antes se fixo unha agrupación multinivel ou se crearon varios grupos diferentes, deberían reformarse por separado.

Aquí tamén recibimos tal resultado.

Este é un algoritmo xeral para desagrupar celas, pero como en calquera empresa, hai moitos matices. Vexámolos con máis detalle.

Como desagrupar follas

Pode ser necesario desagrupar follas de cando en vez. Para iso, debes realizar a seguinte secuencia de accións:

1. Para comezar, atopamos aquelas follas que foron agrupadas. Se as follas foron agrupadas previamente, mostraranse da mesma cor ou o título estará en negrita.
2. Despois diso, cómpre facer clic co botón dereito nunha das follas do grupo e, a continuación, facer clic no botón "Desagrupar follas" no menú contextual. Agora desagruparanse e realizaranse todos os cambios independentemente dos demais.

Outra forma de desagrupar follas é empregando a tecla Maiúsculas e, a continuación, facendo clic na folla activa do grupo que queres desagrupar. É dicir, cómpre definir o grupo cuxa desagrupación é necesaria, despois premer nunha das pestanas e premer nel mentres mantén premida a tecla Maiús.

Despois de realizar os cambios, agora podes agrupar algunhas das follas. Para iso, preme a tecla Ctrl ou Cmd (o primeiro é para ordenadores con Windows, e o segundo para tecnoloxía Apple) e mentres mantén premido o botón, fai clic alternativamente nas follas que queres combinar nun grupo. Despois diso, o programa fará todo polo usuario.

Como desagrupar datos agrupados manualmente

Antes de desagrupar as celas, primeiro debes comprender como se agruparon: manualmente ou automaticamente. A agrupación manual considérase o método descrito anteriormente. A xeración automática de grupos é cando se crean mediante determinadas funcións. Por exemplo, despois de xerar subtotais. O feito de que se aproveitase esta oportunidade pódese entender dende a liña "Resultados intermedios".

Se os datos foron agrupados mediante a función do mesmo nome Excel, entón, para disolvelo, cómpre asegurarse de que o grupo estea despregado. Se non é así, debes facer clic no botón + da barra lateral da esquerda. O feito de que o grupo estea despregado, podemos xulgalo polo botón, no mesmo lugar. Cando ampliamos un grupo, comezamos a ver tanto filas como grupos agochados. Despois diso, usando o teclado ou o botón esquerdo do rato, seleccione todas as celas do grupo e despois, segundo o algoritmo descrito anteriormente.

Poucas persoas saben que hai outra forma de desagrupar as celas agrupadas manualmente: usando teclas de acceso rápido.

Para iso, primeiro debes seleccionar aquelas columnas que se agruparon e, a continuación, premer as teclas Alt + Maiús + frecha esquerda. Se o traballo se realiza nun ordenador controlado por Mac OS, entón cómpre usar a combinación de teclas Comando + Maiúsculas + J.

Como desagrupar datos agrupados automaticamente

Se, como resultado da comprobación que se realizou no parágrafo anterior, resultou que os datos se agruparon automaticamente, todo é algo máis complicado, xa que a función estándar de desagrupación non funcionará neste caso. As accións dependen do que se realizou exactamente a agrupación de datos. Se esta é a función "Subtotais", entón a secuencia de accións é a seguinte:

1. Abrimos a mesma pestana con datos no panel principal (ou cinta, como tamén se adoita chamar).
2. Despois de facer clic no botón "Subtotais" (que é exactamente o que debemos facer como segundo paso), teremos unha xanela. O propio botón está situado na mesma sección - Estrutura. Despois diso, aparecerá unha xanela na que debemos facer clic no botón "Eliminar todo". Pódese atopar na esquina inferior esquerda da xanela ou noutro lugar (dependendo da versión de Office e do programa específico de follas de cálculo).

Atención! Este método elimina non só o grupo, senón tamén os subtotais. Polo tanto, se precisa gardalos, é mellor copiar os elementos do grupo noutra folla e utilizalos como desagrupados.

Unha recomendación forte para calquera operación cunha táboa para agrupar ou desagrupar datos. Antes de facelo, cómpre facer unha copia da táboa orixinal. Neste caso, pode restaurar a vista orixinal do documento se algo non sae segundo o plan.

Así, Excel ten unha funcionalidade moi ampla para estruturar datos. Por suposto, non poderá facer todo por unha persoa, pero permíteche organizar máis cómodo o traballo con datos estruturados. O resto terá que facelo a persoa. Non obstante, esta é unha ferramenta moi funcional que será moi útil para aqueles que teñan que traballar con grandes cantidades de información numérica e textual.