Contidos
Algunha vez creaches un diagrama de fluxo para un documento ou proceso empresarial? Algunhas empresas compran software especializado caro que pode crear diagramas de fluxo cuns poucos clics do rato. Outras empresas escollen un camiño diferente: utilizan unha ferramenta que xa teñen e na que os seus empregados saben traballar. Creo que adiviñaches que estamos a falar de Microsoft Excel.
Fai un plan
O propósito dun diagrama de fluxo é mostrar a estrutura lóxica dos eventos que deben suceder, as decisións que deben tomarse e as consecuencias desas decisións. Polo tanto, sen dúbida, será máis doado construír un diagrama de fluxo se primeiro tardas uns minutos en ordenar os teus pensamentos. De pouco servirá un diagrama de fluxo formado por pasos desordenados e mal pensados.
Así que toma uns minutos para tomar notas. Non importa en que formato, o principal é anotar cada paso do proceso e corrixir cada decisión coas posibles consecuencias.
Personaliza elementos
Para cada paso do esquema, engade elementos de diagrama de fluxo a Excel.
- Na pestana Avanzado Inserir (Inserir) prema figuras (Formas).
- A lista aberta de figuras divídese en grupos principais. Desprázate ata o grupo Diagrama de bloques (Diagrama de fluxo).
- Seleccione un elemento.
- Para engadir texto a un elemento, fai clic co botón dereito sobre el e selecciona Cambiar texto (Editar texto).
- Na pestana Avanzado Cadro Cinta de menú (Formato) Seleccione o estilo e o esquema de cores para o elemento.
Cando remate cun elemento, engade o seguinte elemento para o seguinte elemento da estrutura desexada, despois o seguinte, e así sucesivamente ata que apareza toda a estrutura na pantalla.
Preste atención á forma de cada elemento do diagrama de fluxo. O formulario indica ao lector que función se executa en cada paso da estrutura. Recoméndase que todos os formularios se utilicen de acordo co seu propósito xeralmente aceptado, xa que o uso non estándar de formularios pode confundir aos lectores.
Aquí tes algúns dos elementos máis comúns:
- Inicio ou final do diagrama de fluxo:
- Fluxo de traballo, procedemento a seguir:
- Un proceso predefinido, como unha subrutina reutilizable:
- Táboa de base de datos ou outra fonte de datos:
- Tomar unha decisión, como avaliar se o proceso anterior se realizou correctamente. As liñas de conexión que emanan de cada esquina do rombo corresponden a diferentes solucións posibles:
Organiza os elementos
Despois de inserir todos os elementos na folla:
- Para organizar os elementos nunha columna par, seleccione varios elementos facendo clic sobre eles coa tecla do rato premida Desprazarse, despois na pestana Cadro (Formato) fai clic Aliñar ao centro (Aliñar Centro).
- Para afinar o espazo entre varios elementos, seleccióneos e na pestana Cadro (Formato) fai clic Distribuír verticalmente (Distribuír Verticalmente).
- Asegúrese de que os tamaños dos elementos sexan os mesmos. Fai que todos os elementos teñan a mesma altura e ancho para que o teu diagrama de fluxo pareza agradable e profesional. O ancho e o alto do elemento pódense definir introducindo os valores desexados nos campos apropiados da pestana Cadro (Formato) Cintas de menú.
Configura liñas de ligazón
Na pestana Avanzado Inserir (Inserir) prema figuras (Formas) e seleccione unha frecha recta ou unha cornisa cunha frecha.
- Use unha frecha recta para conectar dous elementos que están en secuencia directa.
- Use un borde de frecha cando o conector necesite ser curvado, por exemplo, se quere volver ao paso anterior despois dun elemento de decisión.
Outras accións
Excel ofrece moitos elementos adicionais para crear diagramas de fluxo e unha variedade infinita de opcións de formato personalizables. Non dubides en probar e probar todas as opcións dispoñibles!