Operacións co tempo en Excel

No traballo profesional con follas de cálculo, non é raro interactuar con datas e horas. Non poderás prescindir del. Polo tanto, o propio Deus ordenou aprender a traballar con datos deste tipo. Isto aforrarache unha gran cantidade de tempo e evitarache moitos erros ao traballar con follas de cálculo.

Desafortunadamente, moitos principiantes non saben como se procesan os datos. Polo tanto, antes de considerar esta clase de operacións, é necesario realizar un programa educativo máis detallado.

Como se representa unha data en Excel

A información da data procesase como o número de días desde o 0 de xaneiro de 1900. Si, non te equivocas. Efectivamente, dende cero. Pero isto é necesario para que haxa un punto de partida, para que o 1 de xaneiro xa sexa considerado o número 1, etc. O valor máximo de data admitido é 2958465, que á súa vez é o 31 de decembro de 9999.

Este método permite utilizar datas para cálculos e fórmulas. Así, Excel permite determinar o número de días entre datas. O esquema é sinxelo: o segundo réstase dun número e, a continuación, o valor resultante convértese nun formato de data.

Para máis claridade, aquí tes unha táboa que mostra as datas cos seus valores numéricos correspondentes.

Para determinar o número de días que pasaron da data A á data B, cómpre restar o primeiro ao último. No noso caso, esta é a fórmula = B3-B2. Despois de ingresalo, o resultado é o seguinte.

É importante ter en conta que o valor está en días porque escollemos un formato diferente para a cela que a data. Se inicialmente escollemos o formato "Data", o resultado sería este.

É importante prestar atención a este punto nos seus cálculos.

É dicir, para mostrar o número de serie correcto que se corresponda totalmente coa data, debes utilizar calquera formato que non sexa a data. Pola súa banda, para converter o número nunha data, debes establecer o formato adecuado. 

Como se representa o tempo en Excel

A forma en que se representa o tempo en Excel é lixeiramente diferente da data. O día tómase como base e as horas, minutos e segundos son as súas partes fraccionadas. É dicir, 24 horas é 1, e calquera valor menor considérase como a súa fracción. Así, 1 hora é 1/24 dun día, 1 minuto é 1/1140 e 1 segundo é 1/86400. A unidade de tempo máis pequena dispoñible en Excel é 1 milisegundo.

Similar ás datas, esta forma de representación permite realizar cálculos co tempo. É certo, hai unha cousa inconveniente aquí. Despois dos cálculos, obtemos unha parte do día, non o número de días.

A captura de pantalla mostra os valores no formato numérico e no formato "Hora".

O método de cálculo da hora é similar á data. É necesario restar o tempo anterior ao tempo posterior. No noso caso, esta é a fórmula = B3-B2.

Dado que a cela B4 primeiro tiña un formato Xeral, despois ao final da introdución da fórmula, cambia inmediatamente a "Hora". 

Excel, cando traballa co tempo, realiza as operacións aritméticas habituais con números, que despois se traducen ao formato de tempo que nos coñecemos. 

Formato de data e hora

Polo que sabemos, as datas e as horas pódense almacenar en diferentes formatos. Polo tanto, cómpre saber como introducilos correctamente para que o formato sexa correcto. 

Por suposto, pode usar o número de serie do día ou parte do día ao introducir a data e a hora, pero este enfoque é moi inconveniente. Ademais, terás que aplicar constantemente un determinado formato á cela, o que só aumenta a incomodidade.

Polo tanto, Excel permítelle especificar a hora e a data de diferentes xeitos. Se aplicas un deles, o programa converte inmediatamente a información no número adecuado e aplica o formato correcto á cela.

Consulte a seguinte táboa para ver unha lista dos métodos de entrada de data e hora compatibles con Excel. A columna da esquerda enumera os formatos posibles e a columna da dereita mostra como se mostrarán en Excel despois da conversión. É importante ter en conta que se non se especifica o ano, asígnase automaticamente o actual, que está configurado no sistema operativo.

De feito, hai moitas máis formas de mostrar. Pero estes son suficientes. Ademais, a opción de gravación da data específica pode diferir segundo o país ou a rexión, así como a configuración do sistema operativo.

Formato personalizado

Mentres traballa con celas, o usuario pode determinar cal será o formato. Pode facelo para que só se mostren a hora, o mes, o día, etc. Tamén é posible axustar a orde na que se formula a data, así como os separadores.

Para acceder á xanela de edición, cómpre abrir a pestana "Número", onde podes atopar a xanela "Formato de celas". No cadro de diálogo que se abre, haberá unha categoría "Data" na que pode seleccionar o formato de data correcto.

Se selecciona a categoría "Hora", aparecerá unha lista con opcións para mostrar o tempo.

Para aplicar unha opción de formato específica a unha cela, debes seleccionar o formato desexado e premer en Aceptar. Despois diso, aplicarase o resultado. Se non hai suficientes formatos que ofrece Excel, podes atopar a categoría "Todos os formatos". Tamén hai moitas opcións.

Se ningunha opción é adecuada, sempre é posible crear a súa propia. É moi doado facelo. Só tes que seleccionar os formatos predefinidos como mostra e seguir estes pasos:

1. Seleccione a cela cuxo formato quere cambiar.
2. Abra o cadro de diálogo "Formato de celas" e busque a pestana "Número".
3. A continuación, ábrese a categoría "Todos os formatos", onde atopamos o campo de entrada "TIPO". Alí cómpre especificar un código de formato de número. Despois de ingresalo, fai clic en "Aceptar".
4. Despois destes pasos, a cela mostrará información de data e hora nun formato personalizado.

Uso de funcións con datas e horas

Ao traballar con datas e horas, o usuario pode usar máis de 20 funcións diferentes. E aínda que esta cantidade pode ser demasiado para alguén, todos poden ser utilizados para acadar certos obxectivos.

Para acceder a todas as funcións posibles, debes ir á categoría “Data e hora” do grupo “Biblioteca de funcións”. Consideraremos só algunhas das principais funcións que permiten extraer varios parámetros de datas e horas.

ANO ()

Ofrece a posibilidade de obter o ano que corresponde a unha data específica. Como xa sabes, este valor pode estar entre 1900 e 9999.

A cela 1 mostra a data no formato DDDD DD.MM.AAAA hh:mm:ss. Este é o formato que creamos anteriormente. Poñamos como exemplo unha fórmula que determina cantos anos pasaron entre dúas datas.

Ao mesmo tempo, se observas máis detidamente, resulta que a función non calculou o resultado completamente correcto. O motivo é que só utiliza datas nos seus cálculos.

MES ()

Con esta función, pode destacar o número do mes correspondente a unha data concreta. Devolve un resultado que varía de 1 a 12. Este número corresponde á súa vez ao número do mes.

DÍA ()

Similar ás funcións anteriores, esta devolve o número do día nunha data determinada. O resultado do cálculo pode ir de 1 a 31.

TEMPO()

Como o nome indica, esta función devolve o número da hora, que varía de 0 a 23.

MINUTOS ()

Unha función que devolve o número de minutos nunha cela específica. Os posibles valores que se devolven son de 0 a 59.

SEGUNDOS ()

Esta función devolve os mesmos valores que a anterior, excepto que devolve segundos.

DÍA ()

Con esta función, podes saber o número do día da semana que se utiliza nesta data. Os valores posibles son do 1 ao 7, pero ten en conta que a conta atrás comeza a partir do domingo, non do luns, como adoitamos facer.

Non obstante, usando o segundo argumento, esta función permítelle personalizar o formato. Por exemplo, se pasa o valor 2 como segundo parámetro, pode establecer o formato para que o número 1 signifique luns en lugar de domingo. Isto é moito máis cómodo para o usuario doméstico.

Se escribimos 2 no segundo argumento, entón no noso caso a función devolverá o valor 6, que corresponde ao sábado.

HOXE()

Esta función é moi sinxela: non se precisan argumentos para que funcione. Devolve o número de serie da data establecida no ordenador. Se se aplica a unha cela para a que está definido o formato Xeral, converterase automaticamente ao formato "Data".

TATA ()

Esta función tampouco require ningún argumento. Funciona do mesmo xeito que o anterior, só coa data e a hora. Utilízase se é necesario inserir na cela a data e hora actual que están configuradas no ordenador. E do mesmo xeito que na función anterior, ao aplicar esta, a cela convértese automaticamente ao formato de data e hora, sempre que o formato "Xeral" se estableza antes.

Tanto a función anterior como esta cámbianse automaticamente cada vez que se recalcula a folla, o que permite visualizar a hora e a data máis actualizadas. 

Por exemplo, tal fórmula pode determinar a hora actual.

=HOXE () - HOXE () 

Neste caso, a fórmula determinará a fracción de día en formato decimal. É certo, terás que aplicar o formato de hora á cela na que está escrita a fórmula, se queres mostrar exactamente a hora, e non o número.

A DATA ()

Esta función ten tres argumentos, cada un dos cales debe ser introducido. Despois dos cálculos, esta función devolve o número de serie da data. A cela convértese automaticamente ao formato "Data" se antes tiña un formato "Xeral".

O argumento Día ou Mes pode ser positivo ou negativo. No primeiro caso, a data aumenta, e no segundo, diminúe.

Tamén pode usar operacións matemáticas nos argumentos da función DATE. Por exemplo, esta fórmula engade 1 ano, 5 meses e 17 días á data da cela A1.

E tal fórmula fai posible converter unha cadea de texto nunha data de traballo completa, que se pode usar noutras funcións.

TEMPO()

Igual que a función A DATA (), esta función ten tres parámetros necesarios: horas, minutos e segundos. Despois de usalo, aparecerá un número decimal na cela resultante, pero a propia cela formatarase no formato "Hora" se antes tiña o formato "Xeral".

Polo seu principio de funcionamento, a función TEMPO() и A DATA () moitas cousas semellantes. Polo tanto, non ten sentido centrarse nel. 

É importante ter en conta que esta función non pode devolver un tempo superior ás 23:59:59. Se o resultado é maior que este, a función restablecerase automaticamente a cero.

funcións A DATA () и TEMPO() pódense aplicar xuntos.

Nesta captura de pantalla, a cela D1, que utilizaba estas dúas funcións, ten un formato de data e hora. 

Funcións de cálculo de data e hora

En total hai 4 funcións que permiten realizar operacións matemáticas con data e hora.

DATOS()

Usando esta función, podes descubrir o número ordinal dunha data que está detrás dun número coñecido de meses (ou por diante dun determinado). Esta función toma dous argumentos: a data de inicio e o número de meses. O segundo argumento pode ser positivo ou negativo. A primeira opción debe especificarse se quere calcular a data futura, e a segunda, se a anterior.

EOMES()

Esta función permite determinar o número ordinal do último día do mes que está por detrás ou por diante dunha data determinada. Ten os mesmos argumentos que o anterior.

DÍA DE TRABALLO()

Igual que a función DATOS(), só o atraso ou adianto se produce por un determinado número de días hábiles. A sintaxe é semellante.

Estas tres funcións devolven un número. Para ver a data, cómpre converter a cela ao formato adecuado. 

BORRAR ()

Esta función sinxela determina o número de días laborables entre a data 1 e a data 2.