Comparando 2 ficheiros en Excel para as diferenzas

Cada usuario pode atoparse cunha situación na que necesite comparar dúas táboas. Ben, como último recurso, todos teñen que comparar dúas columnas. Si, por suposto, traballar con ficheiros Excel é moi cómodo e cómodo. Sentímolo, esta non é unha comparación. Por suposto, a clasificación visual dunha pequena táboa é posible, pero cando o número de celas ascende a miles, tes que usar ferramentas analíticas adicionais.

Desafortunadamente, aínda non se abriu unha variña máxica que che permita comparar automaticamente toda a información entre si cun só clic. Polo tanto, ten que traballar, é dicir, para recoller datos, especificar as fórmulas necesarias e realizar outras accións que lle permitan automatizar as comparacións polo menos un pouco.

Hai moitas accións deste tipo. Vexamos algúns deles.

Cal é o propósito de comparar ficheiros de Excel?

Pode haber un gran número de razóns polas que se comparan varios ficheiros de Excel. Tarde ou cedo, cada usuario enfróntase a esa necesidade, e non ten tales preguntas. Por exemplo, pode querer comparar os datos de dous informes de trimestres diferentes para ver se os datos financeiros subiron ou baixaron.

Ou, alternativamente, o profesor necesita ver que estudantes foron expulsados ​​da universidade comparando a composición do grupo de estudantes o ano pasado e este ano.

Pode haber un gran número de tales situacións. Pero pasemos á práctica, porque o tema é bastante complexo.

Todas as formas de comparar 2 táboas en Excel

Aínda que o tema é complexo, é doado. Si, non te sorprendas. É complexo porque está formado por moitas partes. Pero estas partes son fáciles de entender e executar. Vexamos como podes comparar dúas follas de cálculo de Excel, directamente na práctica.

Fórmula de igualdade e proba falso-verdadeiro

Imos comezar, por suposto, polo método máis sinxelo. Este método de comparar documentos é posible, e dentro dun rango bastante amplo. Podes comparar non só os valores de texto, senón tamén os numéricos. E poñamos un pequeno exemplo. Digamos que temos dous intervalos con celas de formato numérico. Para iso, basta con escribir a fórmula de igualdade =C2=E2. Se resulta que son iguais, escribirase "VERDADEIRO" na cela. Se son diferentes, entón FALSO. Despois diso, cómpre transferir esta fórmula a todo o intervalo usando o marcador de autocompletar.

Agora a diferenza é visible a simple vista.

Destacando valores distintos

Tamén podes facer que os valores que difiran entre si destaquen nunha cor especial. Esta tamén é unha tarefa bastante sinxela. Se é suficiente para atopar diferenzas entre dous intervalos de valores ou táboas enteiras, debes ir á pestana "Inicio" e seleccionar alí o elemento "Buscar e resaltar". Antes de facer clic nel, asegúrate de resaltar o conxunto de celas que almacenan información para comparar. 

No menú que aparece, fai clic no menú "Seleccionar un grupo de celas...". A continuación, abrirase unha xanela na que debemos seleccionar diferenzas por liñas como criterio.

Comparando 2 táboas usando formato condicional

O formato condicional é un método moi cómodo e, sobre todo, funcional que permite escoller unha cor que resalte un valor diferente ou igual. Podes atopar esta opción na pestana Inicio. Alí podes atopar un botón co nome axeitado e na lista que aparece, selecciona "Xestionar regras". Aparecerá un xestor de regras, no que debemos seleccionar o menú "Crear regra".

A continuación, da lista de criterios, temos que seleccionar aquel onde di que necesitamos utilizar unha fórmula para determinar as celas que se formatearán dun xeito especial. Na descrición da regra, cómpre especificar unha fórmula. No noso caso, este é =$C2<>$E2, despois de que confirmamos as nosas accións premendo o botón "Formato". Despois diso, configuramos o aspecto da cela e vemos se nos gusta a través dunha miniventá especial cunha mostra. 

Se todo convén, fai clic no botón "Aceptar" e confirma as accións.

No Xestor de regras de formato condicional, o usuario pode atopar todas as regras de formato que están en vigor neste documento. 

Función COUNTIF + regras de comparación de táboas

Todos os métodos que describimos anteriormente son convenientes para aqueles formatos cuxo formato é o mesmo. Se as táboas non se ordenaron previamente, entón o mellor método é comparar dúas táboas usando a función COUNTIF e regras. 

Imaxinemos que temos dous rangos con información lixeiramente diferente. Estamos ante a tarefa de comparalos e comprender que valor é diferente. Primeiro tes que seleccionalo no primeiro rango e ir á pestana "Inicio". Alí atopamos o elemento anteriormente coñecido "Formato condicional". Creamos unha regra e establecemos a regra para usar unha fórmula. 

Neste exemplo, a fórmula é a que se mostra nesta captura de pantalla.

Despois diso, configuramos o formato como se describe anteriormente. Esta función analiza o valor contido na cela C1 e mira o intervalo especificado na fórmula. Corresponde á segunda columna. Necesitamos tomar esta regra e copiala en todo o intervalo. Ola, todas as celas con valores que non se repiten están resaltadas.

Función BUSCAR V para comparar 2 táboas

Neste método, consideraremos a función VPR, que verifica se hai coincidencias en dúas táboas. Para iso, cómpre introducir a fórmula que se mostra na imaxe de abaixo e transferila a todo o intervalo que se utiliza para a comparación.

Esta función itera sobre cada valor e ve se hai duplicados dende a primeira columna ata a segunda. Ben, despois de realizar todas as operacións, este valor escríbese na cela. Se non está alí, obtemos o erro #N/A, que é suficiente para comprender automaticamente cal non coincidirá.

Función IF

Función lóxica SE - esta é outra boa forma de comparar dous rangos. A principal característica deste método é que só pode usar a parte da matriz que se está a comparar, e non toda a táboa. Isto aforra recursos tanto para o ordenador como para o usuario.

Poñamos un pequeno exemplo. Temos dúas columnas: A e B. Necesitamos comparar parte da información nelas entre si. Para iso, necesitamos preparar outra columna de servizo C, na que se escriba a seguinte fórmula.

Usando unha fórmula que utilice funcións IF, SE ERRO и MÁIS EXPOÑA pode iterar sobre todos os elementos desexados da columna A e despois na columna B. Se se atopou nas columnas B e A, devólvese á cela correspondente.

Macro VBA

Unha macro é o método máis complexo, pero tamén o máis avanzado para comparar dúas táboas. algunhas opcións de comparación xeralmente non son posibles sen scripts VBA. Permítenche automatizar o proceso e aforrar tempo. Continuaranse realizando todas as operacións necesarias para a preparación de datos, se se programan unha vez.

En función do problema a resolver, pode escribir calquera programa que compare datos sen ningunha intervención do usuario.

Como comparar ficheiros en Excel

Se o usuario se fixou a tarefa (ben, ou se lle deu un) para comparar dous ficheiros, entón pódese facer por dous métodos á vez. O primeiro é usar unha función especializada. Para implementar este método, siga as instrucións:

1. Abre os ficheiros que queres comparar.
2. Abre a pestana "Ver" - "Xanela" - "Ver lado a lado".

Despois diso, abriranse dous ficheiros nun documento de Excel.

O mesmo pódese facer coas ferramentas comúns de Windows. Primeiro cómpre abrir dous ficheiros en fiestras diferentes. Despois diso, colle unha xanela e arrástraa cara ao lado esquerdo da pantalla. Despois diso, abra unha segunda xanela e arrástrea cara ao lado dereito. Despois diso, as dúas fiestras estarán unha á beira. 

Formato condicional para comparar 2 ficheiros excel

Moitas veces comparar documentos significa mostralos un ao carón do outro. Pero nalgúns casos, é posible automatizar este proceso mediante o formato condicional. Con el, pode comprobar se hai diferenzas entre as follas. Isto permítelle aforrar tempo que pode ser usado para outros fins.

En primeiro lugar, necesitamos transferir as follas comparadas nun só documento. 

Para iso, cómpre facer clic co botón dereito na folla correspondente e, a continuación, facer clic no botón "Mover ou copiar" no menú emerxente. A continuación, aparecerá un cadro de diálogo no que o usuario pode seleccionar o documento no que se debe inserir esta folla.

A continuación, cómpre seleccionar todas as celas desexadas para mostrar todas as diferenzas. O xeito máis sinxelo de facelo é facendo clic na cela superior esquerda e, a continuación, premendo a combinación de teclas Ctrl + Maiúsculas + Fin.

Despois diso, vai á xanela de formato condicional e crea unha nova regra. Como criterio, utilizamos unha fórmula axeitada a un caso concreto, despois establecemos o formato.

Atención: deberán indicarse os enderezos das celas os que están noutra folla. Isto pódese facer a través do menú de entrada de fórmulas.

Comparar datos en Excel en diferentes follas

Supoñamos que temos unha lista de empregados que tamén enumera os seus salarios. Esta lista actualízase cada mes. Esta lista cópiase nunha nova folla.

Supoñamos que necesitamos comparar os salarios. Neste caso, pode usar táboas de diferentes follas como datos. Usaremos o formato condicional para resaltar as diferenzas. Todo é sinxelo.

Co formato condicional, podes facer comparacións eficaces aínda que os nomes dos empregados estean nunha orde diferente.

Como comparar 2 follas en Excel

A comparación da información situada en dúas follas realízase mediante a función MÁIS EXPOÑA. Como primeiro parámetro, hai un par de valores que debes buscar na folla responsable do mes seguinte. Simplemente, marzo. Podemos designar o intervalo visto como unha colección de celas que forman parte dos intervalos nomeados, combinadas en parellas.

Así, podes comparar cadeas segundo dous criterios: apelido e salario. Ben, ou calquera outro, definido polo usuario. Para todas as coincidencias que se puidesen atopar, escríbese un número na cela na que se introduce a fórmula. Para Excel, este valor sempre será verdadeiro. Polo tanto, para que o formato se aplique a aquelas celas que fosen diferentes, cómpre substituír este valor por MENTIRO, usando a función =NON().

Ferramenta de comparación de follas de cálculo

Excel ten unha ferramenta especial que che permite comparar follas de cálculo e resaltar os cambios automaticamente. 

É importante ter en conta que esta ferramenta só está dispoñible para aqueles usuarios que compraron paquetes ofimáticos Professional Plus.

Pode abrilo directamente desde a pestana "Inicio" seleccionando o elemento "Comparar ficheiros".

Despois diso, aparecerá un cadro de diálogo no que cómpre seleccionar a segunda versión do libro. Tamén podes introducir o enderezo de Internet onde se atopa este libro.

Despois de seleccionar dúas versións do documento, necesitamos confirmar as nosas accións coa tecla Aceptar.

Nalgúns casos, pódese xerar un erro. Se aparece, pode indicar que o ficheiro está protexido por contrasinal. Despois de facer clic en Aceptar, solicitaráselle que o introduza. 

A ferramenta de comparación semella dúas follas de cálculo de Excel unha xunto á outra dentro da mesma xanela. Dependendo de se se engadiu, eliminou información ou se produciu un cambio na fórmula (así como doutro tipo de accións), os cambios realízanse en diferentes cores. 

Como interpretar os resultados da comparación

É moi sinxelo: os distintos tipos de diferenzas indícanse mediante cores diferentes. O formato pódese estender tanto ao recheo da cela como ao propio texto. Entón, se os datos foron introducidos na cela, entón o recheo é verde. Se algo non queda claro, o servizo en si ten símbolos que mostran que tipo de cambio se destaca en que cor.