Formato condicional en Excel - en detalle con exemplos

Se precisa presentar información visualmente, é moi conveniente facelo usando o formato condicional. O usuario que utiliza este servizo aforra unha enorme cantidade de enerxía e tempo. Para obter a información necesaria, abonda cunha vista rápida do ficheiro.

Como facer formato condicional en Excel

Podes atopar "Formato condicional" na primeira pestana da cinta indo á sección "Estilos". 

A continuación, cómpre atopar a icona da frecha un pouco cara á dereita co ollo, mover o cursor ata ela. A continuación abrirase a configuración, onde pode configurar de forma flexible todos os parámetros necesarios. 

A continuación, cómpre seleccionar o operador axeitado para comparar a variable desexada cun número. Hai catro operadores de comparación: maior que, menor que, igual a e entre. Están listados no menú de regras. 

A continuación, especificamos unha serie de números no rango A1:A11.

Imos formatear un conxunto de datos axeitado. A continuación, abrimos o menú de configuración "Formato condicional" e establecemos os criterios de selección de datos necesarios. No caso de nós, por exemplo, seleccionaremos o criterio "Máis". 

Abrirase unha xanela cun conxunto de opcións. Na parte esquerda da xanela hai un campo no que cómpre especificar o número 15. Na parte dereita indícase o método para resaltar a información, sempre que cumpra o criterio especificado anteriormente. O resultado mostrarase inmediatamente.

A continuación, complete a configuración co botón Aceptar.

Para que serve o formato condicional?

Ata certo punto, podemos dicir que é unha ferramenta, despois de saber que traballar con Excel nunca será o mesmo. Isto é porque fai a vida moito máis fácil. En lugar de configurar manualmente o formato dunha cela que coincida cunha determinada condición cada vez, e tamén de tentar comprobalo por si mesmo para o cumprimento deste criterio, só precisa configurar a configuración unha vez e, a continuación, Excel fará todo por si mesmo.

Por exemplo, pode facer que todas as celas que conteñan un número superior a 100 se volvan vermellas. Ou, determina cantos días quedan para o seguinte pago e colorea de verde aquelas celas nas que o prazo aínda non está o suficientemente afastado. 

Poñamos un exemplo.

Esta táboa mostra o inventario que hai en stock. Ten columnas. como produto, vendas medias (medidas en unidades por semana), stock e cantas semanas quedan deste produto.

Ademais, a tarefa do xestor de compras é determinar aqueles postos, cuxa reposición é necesaria. Para iso, cómpre mirar a cuarta columna da esquerda, que rexistra o stock de mercadorías por semana.

Supoña que o criterio para determinar a causa do pánico é inferior a 3 semanas de inventario. Isto indica que necesitamos preparar un pedido. Se o stock de mercadorías é inferior a dúas semanas, isto indica a necesidade de facer un pedido urxente. Se a táboa contén un gran número de posicións, comprobar manualmente cantas semanas quedan é bastante problemático. Aínda que uses a busca. E agora vexamos como é a táboa, na que destacan en vermello os bens escasos.

E, de feito, é moito máis fácil navegar. 

É certo que este exemplo é educativo, que é algo simplificado en comparación coa imaxe real. E os segundos e minutos aforrados co uso habitual destas táboas convértense en horas. Agora abonda con mirar a táboa para comprender cales son os produtos que faltan, e non pasar horas analizando cada cela (se hai miles de tales produtos básicos).

Se hai produtos "amarelos", entón debes comezar a compralos. Se a posición correspondente é vermella, entón tes que facelo inmediatamente. 

Por valor doutra cela

Agora vexamos o seguinte exemplo práctico.

Supoñamos que temos unha táboa deste tipo e estamos ante a tarefa de resaltar filas que conteñan determinados valores. 

Polo tanto, se o proxecto aínda se está a executar (é dicir, aínda non se completou, polo que está marcado coa letra "P"), hai que poñer o fondo en vermello. Os proxectos rematados están marcados en verde.

A nosa secuencia de accións nesta situación será a seguinte:

1. Seleccione un intervalo de valores. 
2. Fai clic no botón "Formato condicional" - "Crear regra".
3. Teña en conta que no noso caso, cómpre aplicar a fórmula en forma de regra. A continuación, usamos a función IFpara resaltar liñas coincidentes. 

A continuación, enche as liñas como se mostra nesta imaxe.

Importante! As cadeas deben ser referenciadas absolutamente. Se nos referimos a unha célula, neste caso mestúrase (con fixación de columna).

Do mesmo xeito, créase unha norma para aqueles proxectos de obra que non estivesen rematados ata a data. 

Así son os nosos criterios.

E, finalmente, temos unha base de datos como resultado.

Condicións múltiples

Para máis claridade, tomemos o intervalo A1:A11 da táboa para demostrar como, nun exemplo práctico real, pode usar varias condicións para determinar o formato da cela.

As condicións en si son as seguintes: se o número da cela supera o valor 6, resaltarase en vermello. Se é verde, entón a cor é verde. E por último, destacarán en amarelo os números máis grandes, máis de 20. 

Hai varias formas de realizar o formato condicional segundo varias regras.

1. Método 1. Seleccionamos o noso rango, despois de que, no menú de configuración de formato condicional, seleccione unha regra de selección de celas como "Máis". O número 6 está escrito á esquerda e o formato está configurado á dereita. No noso caso, o recheo debe ser vermello. Despois diso, o ciclo repítese dúas veces, pero xa están configurados outros parámetros: máis de 10 e cor verde e máis de 20 e cor amarela, respectivamente. Obterás tal resultado.
   

   

2. Método 2. Vaia ao menú de configuración principal da ferramenta "Formato condicional" de Excel. Alí atopamos o menú "Crear regra" e facemos clic co botón esquerdo sobre este elemento.
   

   

    Despois diso, a continuación, seleccione o elemento "Usar fórmula..." (resaltado na figura cun marco vermello) e estableza a primeira condición. Despois diso, faga clic en Aceptar. E entón o ciclo repítese para as condicións posteriores do mesmo xeito que se describe anteriormente, pero úsase a fórmula.

   

É importante telo en conta. No noso exemplo, algunhas celas coinciden con varios criterios á vez. Excel resolve este conflito do seguinte xeito: a regra anterior aplícase primeiro. 

E aquí tes unha captura de pantalla para entendelo mellor.

Por exemplo, temos o número 24. Cumpre as tres condicións ao mesmo tempo. Neste caso, haberá un recheo que cumpra a primeira condición, a pesar de que cae máis baixo a terceira. Polo tanto, se é importante que os números superiores a 20 se enchen de amarelo, a terceira condición debe poñerse en primeiro lugar. 

Formato de data condicional

Agora vexamos como funciona o formato condicional coas datas. Temos unha gama tan chula.

Neste caso, cómpre establecer unha regra de formato condicional como "Data".

Despois diso, ábrese un cadro de diálogo con todo un conxunto de condicións. Podes familiarizarte con eles en detalle nesta captura de pantalla (están listados no lado esquerdo da pantalla en forma de lista).

Só temos que escoller o axeitado e premer no botón "Aceptar".

Vemos que as datas que se refiren á última semana no momento no que se sorteou este rango estaban destacadas en vermello. 

Usando fórmulas

O conxunto de regras de formato condicional estándar é bastante grande. Pero as situacións son diferentes, e a lista estándar pode non ser suficiente. Neste caso, pode crear a súa propia regra de formato mediante unha fórmula. 

Para iso, faga clic no botón "Crear regra" no menú de formato condicional e, a continuación, seleccione o elemento que aparece na captura de pantalla.

Filas (por valor da cela)

Supoñamos que necesitamos resaltar a fila que contén unha cela cun valor determinado. Neste caso, necesitamos realizar a mesma secuencia de accións que a anterior, pero para as cadeas. É dicir, pode escoller a que intervalo se debe aplicar o formato condicional. 

Como crear unha regra

Para crear unha regra, debes usar a opción adecuada na sección "Formato condicional". Vexamos unha secuencia específica de accións. 

Primeiro cómpre atopar o elemento "Formato condicional" na fita da pestana "Inicio". Pódese recoñecer polas características celas multicolores de diferentes tamaños cunha imaxe ao seu carón cun signo de igual tachado. 

Hai un botón "Crear regra". Tamén pode facer clic no botón "Xestionar regras", despois de que se abrirá un cadro de diálogo, a través do cal tamén pode crear unha regra facendo clic no botón correspondente na esquina superior esquerda. 

Tamén podes ver nesta ventá aquelas regras que xa foron aplicadas.

Regras de selección de celas

Está ben, falamos moito de como crear regras, pero que é? A regra de selección de celas refírese ás características que ten en conta o programa para decidir como formatar as celas que se adaptan a elas. Por exemplo, as condicións poden ser maiores que un determinado número, inferiores a un determinado número, unha fórmula, etc. Hai todo un conxunto deles. Podes familiarizarte con eles e practicar o seu uso "no areeiro". 

Dar formato a todas as celas en función dos seus valores

Unha persoa pode establecer de forma independente o intervalo: unha liña enteira, o documento completo ou unha única cela. O programa só pode centrarse no valor dunha cela. Isto engade flexibilidade ao proceso. 

Formatear só celas únicas ou duplicadas

Hai un gran número de regras directamente conectadas ao programa. Podes familiarizarte con eles no menú "Formato condicional". En particular, para que o formato se aplique exclusivamente aos valores duplicados ou só aos únicos, hai unha opción especial: "Valores duplicados".

Se selecciona este elemento, ábrese unha xanela coa configuración, onde tamén pode escoller a opción contraria: seleccione só valores únicos. 

Formatee os valores no intervalo inferior e superior á media

Para formatar valores por debaixo ou por riba da media, tamén hai unha opción especial no mesmo menú. Pero cómpre seleccionar outro submenú: "Regras para seleccionar o primeiro e o último valores". 

Formatando só o primeiro e o último valores

No mesmo submenú, é posible resaltar só o primeiro e o último valores cunha cor especial, fonte e outros métodos de formato. Segundo o estándar, hai unha opción para seleccionar o primeiro e o último dez elementos, así como o 10% do número total de celas incluídas neste rango. Pero o usuario pode determinar de forma independente cantas celas precisa seleccionar.

Formatando só celas con contido específico

Para formatar só celas con contido específico, debes seleccionar a regra de formato Igual a ou Contén texto. A diferenza entre eles é que no primeiro caso, a cadea debe coincidir completamente co criterio e, no segundo, só parcialmente. 

Como podes ver, o formato condicional é unha característica multifuncional do programa Excel que dá un gran número de vantaxes á persoa que o domina. Sabemos que a primeira vista todo isto pode parecer complicado. Pero, de feito, as mans son atraídas por el en canto aparece para resaltar un determinado texto en vermello (ou formatalo de calquera outra forma), en función do seu contido ou de acordo con outro criterio. Esta función está incluída no conxunto básico de coñecementos de Excel, sen el mesmo é imposible traballar afeccionado con follas de cálculo e bases de datos.