Converte CSV a Excel como unha táboa

Os contidos das bases de datos adoitan extraerse como un ficheiro .csv. Non obstante, é só un ficheiro de texto, non moi lexible. Para traballar co contido da base de datos, é necesario presentalo nun formato diferente, moitas veces as follas de Excel son máis convenientes. Neste artigo discutiranse cales son os métodos que existen para facelo, cal é mellor e cales son os erros que hai ao transferir datos.

Como converter CSV a formato Excel

Hai varias formas nas que un documento CSV descargado dunha base de datos pode transferirse a Excel. Imos comentar tres deles:

1. Apertura directa en Excel.
2. Apertura mediante o Explorador de Windows.
3. Importar documento con cambio de formato.

Abrir un documento CSV en Excel

Excel pode abrir documentos .csv directamente sen conversión. O formato non cambia despois da apertura deste xeito, gárdase a extensión .csv, aínda que a extensión pódese cambiar despois da edición.

1. Inicia Excel, fai clic en "Arquivo", entón"aberto«.
2. Na xanela que aparece, seleccione a opción "Ficheiros de textoda lista ampliada.

3. Busca o documento que necesitas e fai dobre clic nel.

Os documentos .csv ábrense en Excel inmediatamente, sen ningunha manipulación adicional. Pero os ficheiros .txt necesitarán conversión: aparecerá unha xanela "Asistentes de importación de texto«.

Hai casos nos que é mellor non abrir o documento directamente, senón chamar Mestre. Este enfoque está xustificado nos seguintes casos:

• o carácter de separación utilizado no documento non é estándar, ou hai varias variedades deles;
• o documento contén datas en diferentes formatos;
• estás convertendo números que comezan con ceros e queres mantelos así;
• antes de transferir datos, quere ver como será o resultado final;
• xeralmente quere máis portabilidade.

Mestre comezará se cambia a extensión do documento a .txt. Tamén pode comezar a importar un ficheiro de forma diferente, que se comentará máis adiante, despois de describir o segundo método de apertura.

Se fai cambios no documento despois de abrilo, Excel pediralle que o garde como .xls (ou .xlsx) porque se non, perderase parte do formato. Entón sempre haberá a oportunidade de cambiar o formato de novo, non obstante, pode perderse outra parte do contido: os ceros poden desaparecer ao comezo dos números, algúns dos rexistros poden cambiar a súa aparencia.

Abrir un documento CSV mediante o Explorador de Windows

Este camiño non é fundamentalmente diferente do anterior. Para abrir un documento, só tes que facer dobre clic nel no Explorador de Windows.

Antes de abrir, asegúrese de que xunto ao nome do documento hai unha icona para o programa Excel, e non outra, isto significa que Excel está seleccionado como o programa que debería abrir estes ficheiros. En caso contrario, abrirase outro programa. Podes cambialo a Excel deste xeito:

1. Chame ao menú contextual facendo clic co botón dereito en calquera ficheiro .csv e aplicalo Abrir con... > Seleccionar programa.
2. seleccionar Excel (escritorio) of Programas recomendados, desígneo como un programa que se debería usar sempre para estes ficheiros (marque a caixa de abaixo) e peche a xanela premendo OK.

Importar CSV a Excel

Tamén é posible converter o documento aberto nun libro de Excel. O formato cambiará a .xls para as versións anteriores de Excel (2000, 2003) e .xlsx para todas as demais. Todo o contido mostrarase nunha soa folla.

1. Fai clic na cela da folla onde debería comezar a importación. Esta é normalmente a primeira cela da táboa, A1. A partir del, encheranse tantas filas como haxa no ficheiro aberto e tantas columnas como valores haxa en cada columna.
2. Na pestana "Datos” nun grupo"Obtención de datos externos” selecciona "do texto".

3. Na xanela que aparece, busca o documento necesario e fai dobre clic nel (tamén podes usar o botón Importar na parte inferior da xanela).

4. A continuación, cómpre seguir as instrucións paso a paso do aberto Asistentes de importación de texto.

A imaxe de abaixo mostra o documento orixinal e o resultado esperado. Para que todo se vexa exactamente así despois da importación, cómpre aplicar varias opcións de configuración, que se comentarán máis adiante.

1 paso. O asistente pediralle que seleccione un tipo de ficheiro -como podes adiviñar, será"con separadores" (en inglés - delimitado), e a liña desde a que comezará a transferencia de contido; moi probablemente, debes comezar termos 1se non queres transferir só parte do contido. A xanela de abaixo mostrará as primeiras liñas do documento seleccionado.

2 paso. Agora cómpre entender cal se usa ficha (pode haber máis dun) no ficheiro e especifique este carácter Mestres. Ten opcións para seleccionar entre delimitadores estándar, pero se se usa un carácter atípico no documento, pode escoller Outra e introduza o carácter desexado. No ficheiro utilizado para a demostración, os delimitadores son − Coma и Aba. Comas separan as celas coas características do produto, como o número de serie e o número de copias vendidas, e as pestanas separan un produto doutro; a información sobre cada un debe comezar nunha liña nova.

Tamén hai que definir e concretar delimitador de texto. Este é un carácter situado antes e despois de cada fragmento de texto que debe estar situado nunha cela. Grazas ao delimitador, cada segmento deste tipo percíbese como un valor separado, aínda que no seu interior haxa caracteres escollidos para separar os valores. No noso documento, cada valor está enmarcado con comiñas; polo tanto, aínda que conteña unha coma (por exemplo, "comezar, despois continuar"), todo o seu texto colocarase nunha cela e non en dúas consecutivas.

Paso 3. Aquí abonda con mirar a vista previa e, se non mostra defectos inaceptables, prema Rematar. Pode ocorrer que algúns dos valores non estean separados por un separador, senón por varios, como resultado, aparecerán celas sen valores entre elas. Para evitar que isto suceda, seleccione a caixa de verificación Trata os delimitadores consecutivos como un único.

5. Seleccione o camiño de destino (pode ser unha folla nova ou unha folla existente) e prema OKpara completar o proceso de importación.

Tamén podes facer clic Obras -Hai outras posibilidades. Por exemplo, pode dar formato ao contido, personalizar o marcado e como se actualiza a información.

Ás veces, o resultado da conversión está lonxe de ser esperado. Como se pode cambiar este resultado, comentarase na seguinte sección do artigo.

Problemas durante a conversión e as súas solucións

Durante todo o tempo que existe o formato CSV, ninguén se molestou en documentalo oficialmente. Polo tanto, aínda que se asume que as comas deben usarse para separar valores, de feito, as diferentes bases de datos usan separadores diferentes: punto e coma, tabulacións e outros.

Os delimitadores de texto tamén poden variar; a maioría das veces son comiñas ou marcas de orde de bytes. É posible que non haxa ningún delimitador; entón o carácter que se usa como separador sempre se percibe como tal (daquela normalmente non é unha coma -utilízase con demasiada frecuencia no texto- senón un carácter diferente e menos común).

É posible que os ficheiros non estándar non se abran correctamente; para que se mostren como deberían, debes cambiar a configuración do ordenador ou do programa de apertura. Vexamos que dificultades hai e que solucións existen para elas.

O ficheiro non se abre correctamente

Evidencia. Todo o contido do documento colócase na primeira columna.

Causar. O documento utiliza un carácter como delimitador que non está designado como tal na configuración do ordenador ou está reservado para unha función diferente. Por exemplo, unha coma pode estar reservada para separar partes decimais dun número e, polo tanto, non pode separar os valores nun ficheiro.

solucións. Hai diferentes formas de resolver este problema:

1. Cambia o carácter de separación no propio documento. Ábreo no Bloc de notas ou nun editor similar e na liña inicial (baleira, todos os datos deben estar nas liñas de abaixo), introduce o seguinte texto:

• para cambiar o separador a coma: setembro
• para cambiar a punto e coma: sep=;

Outro personaxe escrito despois sep = na liña inicial, tamén se converterá nun delimitador.

2. O carácter separador usado no ficheiro tamén se pode especificar no propio Excel. Nas versións 2016, 2013 ou 2010, para iso cómpre abrir a pestana Data e elixe "Texto por columnas" nun grupo"Traballando con datos".

Isto abrirá a xanela "Asistentes para distribuír texto en columnas”. Alí, entre os formatos de datos propostos, cómpre escoller aqueles con separadores. Entón cómpre presionar seguinte e, despois de escoller un delimitador, Rematar.

3. Para abrir automaticamente un documento con Asistente de importación, e non só nunha folla de Excel, a extensión pódese cambiar de .csv a .txt. AT Mestres é posible especificar calquera carácter como separador: como facelo, explicou o artigo anteriormente.
4. Use VBA. Podes usar, por exemplo, – é adecuado para Excel 2000 ou 2003. O código pódese cambiar para que sexa adecuado para outras versións.

As solucións presentadas anteriormente están deseñadas para documentos individuais, cuxas configuracións difieren das habituais. Estas secuencias de accións terán que ser aplicadas para cada ficheiro que non se abre correctamente. Se a maioría dos documentos non se abren correctamente, quizais a mellor solución sexa cambiar a configuración do ordenador, isto é discutido na quinta solución.

5. Cambia o separador e o punto decimal na configuración do ordenador

В Panel de control, chamado polo botón comezo, selecciona "Opcións extra” da lista "Normas rexionais". Despois de facer clic, aparecerá unha xanelaConfiguración de formato" - nel pode seleccionar "Separador de listas" e o separador das partes enteiras e fraccionarias do número. Se os ficheiros requiren unha coma como delimitador, primeiro establece o punto como punto decimal. Pode resultar ao revés: necesitas un punto e coma como carácter separador. Entón, para as fraccións, podes deixar calquera sinal, isto non causará ningún conflito.

Cando se completen todas as configuracións, fai clic OK en ambas as dúas fiestras abertas: pecharanse e gardaranse os cambios. Teña en conta que agora funcionan para todos os programas do ordenador.

Elimina os ceros principais

Asinar. Algúns dos valores do documento fonte son números que comezan con ceros que non están separados por un signo de fracción (por exemplo, cifras e códigos cun número fixo de díxitos, inicios de sesión e contrasinais, lecturas de contadores e instrumentos). En Excel, os ceros ao comezo destes números desaparecen. Se editas o ficheiro e despois o gardas como un libro de Excel, xa non será posible atopar neste libro onde estaban eses números con ceros.

Causar. Excel ten formatos separados para texto e números. Nos ficheiros de texto, non existe tal separación e, polo tanto, Excel asigna o formato Xeral a todos os valores. Significa que o texto móstrase como texto e os números sen caracteres alfabéticos móstranse como un número que non pode comezar con ceros.

solución. Cambie a extensión a .txt para activar o Asistente de importación cando abra o documento. Cando chegue ao paso 3, cambia o formato das columnas con números que comezan con ceros a texto.

Algúns dos valores parecen datas

Asinar. As datas mostran valores que son orixinalmente texto simple ou números.

Causar. O formato xeral implica converter os valores en datas que se asemellan ás de Excel. Se o documento CSV contén un único valor como 12 de maio, entón na folla de Excel mostrarase como data.

solución. Similar ao do caso anterior. Cambia a extensión a .txt, en Mestres cambiar o formato dos valores convertidos en datas a texto.

Se, pola contra, queres mostrar o contido dunha determinada columna como datas, establece o formato para ela data. Hai varios tipos de formato de data, polo que selecciona o que necesites da lista.

Como importar varios ficheiros CSV a Excel

Excel pode abrir varios ficheiros CSV á vez.

1. prensa Ficheiro> Abrir e selecciona a opción Ficheiros de texto da lista despregable a continuación.
2. Para seleccionar varios ficheiros en paralelo, primeiro seleccione o primeiro e, a continuación, prema Desprazarse e fai clic no último. Ademais dos ficheiros seleccionados, seleccionaranse todos os ficheiros intermedios.
3. prema aberto.

A desvantaxe deste método é que cada ficheiro seleccionado abrirase por separado en Excel. Pasar dun documento a outro pode aumentar os custos de tempo. Non obstante, entón é posible copiar o contido de todos eles en follas do mesmo caderno de traballo.

A explicación foi longa, con todo, agora poderás abrir calquera ficheiro CSV en Excel sen moita dificultade. Se algo parece incomprensible a primeira vista, só tes que seguir os pasos indicados e todo quedará claro.