Contidos
Os usuarios de Excel adoitan estar obrigados a presentar os resultados do seu traballo en presentacións. Para iso, cómpre converter o ficheiro a un formato máis cómodo, como PDF. Ademais, a transformación do documento permítelle protexer os datos de correccións non desexadas cando se transfiran a terceiros. Se a táboa contén fórmulas implicadas nos cálculos, a conversión ao formato PDF permite protexer os datos de cambios accidentais ou de danos ao transferir o documento a outro ordenador. Vexamos máis de cerca todos os métodos de conversión.
Converter ficheiros de Excel en PDF
Nas versións anteriores de Excel, non hai forma de gardar o ficheiro noutro formato que non sexa xls. Tiven que buscar programas especiais de conversión ou utilizar recursos de Internet que puidesen traducir un formato de documento a outro. Desde Resaltar-2010, a funcionalidade do programa complementouse cunha característica tan necesaria que lle permite converter inmediatamente un ficheiro sen saír de Excel.
- Primeiro de todo, debes seleccionar as celas que queres converter. Vaia ao menú da pestana "Ficheiro". Antes de gardar, cómpre asegurarse de que os bordos da táboa non se estenden máis aló da folla do documento PDF.
1 - A continuación, pasamos ao proceso de gardar. No menú "Ficheiro" que se abre, activando a categoría "Gardar como...", na parte dereita, vai á opción "Examinar".
2 - Despois diso, aparecerá unha xanela na que debes decidir a localización do ficheiro e o seu nome.
3 - Na parte inferior da xanela atopamos a categoría "Tipo de ficheiro" e, facendo clic na liña co botón esquerdo do rato do ordenador, chamamos a unha lista de opcións desde as que pode seleccionar o formato do documento. No noso caso, seleccione o tipo de ficheiro PDF.
4 - Baixo a liña "Tipo de ficheiro" haberá varios parámetros adicionais necesarios para a conversión. A optimización estándar é adecuada para imprimir e publicar en Internet, e o tamaño mínimo permítelle optimizar o documento para a súa colocación nas páxinas dos sitios de Internet. Despois de ter escollido a opción de optimización adecuada, debes poñer unha marca ao seu carón. Para que o documento gardado deste xeito se abra despois da conversión, convén marcar a caixa correspondente.
5
Para un axuste claro e detallado do proceso de conversión, os expertos recomendan prestar atención a parámetros adicionais nos que pode facer todos os puntos aclaratorios para unha mellor visualización do contido das táboas.
- Na xanela que aparece, podes especificar que páxinas queres converter. Seleccione un intervalo de datos, como follas de traballo seleccionadas, un intervalo específico ou un libro de Excel completo. Tamén hai datos adicionais de ficheiros non imprimibles que se poden inserir nun novo documento: etiquetas de estrutura do documento e as súas propiedades. Como regra xeral, os parámetros xa definidos na xanela corresponden aos requisitos estándar, pero se é necesario, pódense axustar. Para activar os cambios, faga clic en "Aceptar".
6 - Completamos o proceso de conversión premendo o botón "Gardar".
7 - O proceso de conversión pode levar algún tempo, dependendo do tamaño das táboas. Aparecerá un documento PDF no cartafol especificado. De acordo coa configuración, inmediatamente despois da conversión, o documento abrirase nun editor que poida lelo.
8
Converte a folla de cálculo de Excel a PDF usando aplicacións externas
Se o usuario está a traballar con follas de cálculo de Excel versións 1997-2003, para converter o ficheiro a formato PDF necesita utilizar ferramentas de terceiros. Un dos programas máis populares é FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Instalamos a aplicación. Podes descargar o ficheiro de instalación no sitio web oficial www.foxpdf.com.
- Cando inicie o programa, aparecerá unha xanela de traballo, na que debe ir ao menú "Engadir ficheiro de Excel" para seleccionar o ficheiro desexado.
9 - O programa permítelle converter varios ficheiros á vez, o que é unha vantaxe indiscutible. Despois de decidir sobre os ficheiros, fai clic en "Abrir".
10 - Os ficheiros seleccionados mostraranse na xanela do programa. Cada ficheiro debe ter unha marca de verificación ao seu carón. Se a caixa de verificación non está marcada, o ficheiro permanecerá no mesmo formato.
11 - Despois da conversión, os ficheiros gardaranse no cartafol seleccionado por defecto. Para seleccionar un enderezo diferente, vai ao parámetro Ruta de saída na parte inferior da páxina. Cando fas clic no botón con puntos suspensivos, aparecerá un menú co enderezo do cartafol actual. Se é necesario, pódese cambiar a localización de almacenamento.
12 - Cando se completen todos os pasos preparatorios, proceda á conversión premendo o botón PDF situado á dereita da liña Ruta de saída.
13
Aplicación dun servizo en liña para converter o formato Excel a PDF
A pesar da sinxeleza da aplicación FoxPDF Excel to PDF Converter, este software é de pago. E se a necesidade de converter Excel a PDF aparece moi raramente, entón podes usar os recursos en liña dispoñibles en Internet.
Estes recursos permítenche converter táboas a PDF de forma gratuíta, pero poden ter un límite no número de transaccións ao día. Só se pode acceder a algúns servizos despois de rexistrarse e proporcionar o seu enderezo de correo electrónico válido, ao que se enviará o documento xa convertido.
Ademais, para traballar con determinados sitios, cómpre asegurarse de que o ficheiro cumpre os requisitos. Considere o principio de funcionamento dun destes recursos de Internet no exemplo de SmallPDF:
- Vaia ao sitio https://smallpdf.com/en. Seleccione a categoría chamada "Excel para PDF".
14 - Aquí debes, usando o botón "Seleccionar ficheiro", especificar o documento desexado ou simplemente arrastrar e soltar o ficheiro de Excel no campo necesario. O recurso permítelle converter varios documentos á vez.
15 - A continuación vén a conversión automática. Despois da súa finalización, o ficheiro rematado debe ser gardado activando o botón "Gardar ficheiro".
16 - Aparecerá unha xanela na que debes especificar o enderezo do cartafol para colocar ficheiros PDF.
Conclusión
Cada un destes métodos para converter follas de cálculo de Excel en ficheiros PDF ten aspectos positivos e negativos. Por suposto, gardar o documento directamente dentro do programa Excel permíteche acadar o teu obxectivo de forma rápida e cómoda. Pero, como se mencionou anteriormente, esta característica apareceu só na versión de 2010.
Podes usar recursos en liña para converter ficheiros só se tes unha conexión a Internet, e esta non sempre está dispoñible. As aplicacións e programas especiais tamén son cómodos de usar. Ao mesmo tempo, non esquezas que tales servizos ás veces requiren unha compra. En calquera caso, a elección de como converter o ficheiro xls a pdf correspóndelle ao usuario.