Como crear un diagrama de Gantt en Excel?

Contidos

Que é un gráfico de Gantt?
Como crear un diagrama de Gantt en Excel 2010, 2007 e 2013
Modelo de diagrama de Gantt en Excel

Se che pediran que nomees os tres compoñentes máis importantes de Microsoft Excel, cales nomearías? Probablemente, follas nas que se introducen datos, fórmulas que se utilizan para realizar cálculos e gráficos cos que se poden representar graficamente datos de distinta natureza.

Estou seguro de que todo usuario de Excel sabe o que é un gráfico e como crealo. Non obstante, hai un tipo de gráfico que está envolto na escuridade para moitos: Gráfico de Gantt. Esta guía rápida explicará as principais características dun diagrama de Gantt, indicarache como facer un diagrama de Gantt sinxelo en Excel, indicará onde descargar modelos avanzados de diagrama de Gantt e como usar o servizo en liña de Xestión de proxectos para crear diagramas de Gantt.

Que é un gráfico de Gantt?

Gráfico de Gantt o nome de Henry Gantt, un enxeñeiro e consultor de xestión estadounidense que creou o diagrama en 1910. O diagrama de Gantt en Excel representa proxectos ou tarefas como unha fervenza de gráficos de barras horizontais. O diagrama de Gantt mostra a estrutura desagregada do proxecto (datas de inicio e finalización, diversas relacións entre tarefas dentro do proxecto) e así axuda a controlar a execución das tarefas a tempo e segundo os puntos de referencia previstos.

Como crear un diagrama de Gantt en Excel 2010, 2007 e 2013

Desafortunadamente, Microsoft Excel non ofrece un modelo de diagrama de Gantt integrado. Non obstante, podes crear un rapidamente usando a funcionalidade do gráfico de barras e un pouco de formato.

Siga estes pasos con coidado e non levará máis de 3 minutos crear un diagrama de Gantt sinxelo. Nos nosos exemplos, estamos creando un diagrama de Gantt en Excel 2010, pero o mesmo pódese facer en Excel 2007 e 2013.

Paso 1. Crea unha táboa de proxectos

En primeiro lugar, introduciremos os datos do proxecto nunha folla de Excel. Escribe cada tarefa nunha liña separada e crea un plan de desglose do proxecto especificando data de inicio (Data de inicio), graduación (data de finalización) e duración (Duración), é dicir, o número de días que tarda en completar a tarefa.

Consello: Só se necesitan as columnas para crear un diagrama de Gantt Data de inicio и Duración. Non obstante, se tamén crea unha columna Data de finalización, entón podes calcular a duración da tarefa mediante unha fórmula sinxela, como se ve na seguinte figura:

Paso 2. Constrúe un gráfico de barras de Excel normal baseado na base de datos da columna "Data de inicio".

Comeza a construír un diagrama de Gantt en Excel creando un sinxelo gráfico de barras apiladas:

Destaca un intervalo Fechas de inicio xunto co título da columna, no noso exemplo é B1:B11. É necesario seleccionar só celas con datos, e non toda a columna da folla.
Na pestana Avanzado Inserir (Inserir) en Gráficos, fai clic Inserir gráfico de barras (Bar).
No menú que se abre, no grupo Regulado (Barra 2-D) fai clic Apilado de regras (Barra apilada).

Como resultado, na folla debería aparecer o seguinte gráfico:

Nota: Algunhas das outras instrucións para crear diagramas de Gantt suxiren que primeiro crees un gráfico de barras baleiro e despois enchelo con datos, como faremos no seguinte paso. Pero creo que o método mostrado é mellor porque Microsoft Excel engadirá automaticamente unha fila de datos e deste xeito aforraremos tempo.

Paso 3: Engade datos de duración ao gráfico

A continuación, necesitamos engadir unha serie de datos máis ao noso futuro diagrama de Gantt.

Fai clic co botón dereito do rato en calquera lugar do diagrama e fai clic no menú contextual Seleccionar datos (Seleccione Datos).Abrirase un cadro de diálogo Selección dunha fonte de datos (Seleccione a fonte de datos). Como podes ver na seguinte figura, os datos da columna Data de inicio xa engadido ao campo Elementos de lenda (filas) (Entradas da lenda (serie). Agora cómpre engadir aquí os datos da columna Duración.
Fai clic no botón Engadir (Engadir) para seleccionar datos adicionais (Duración) para mostrar no diagrama de Gantt.
Na xanela aberta Cambio de fila (Editar serie) fai isto:
- No Nome da fila (Nome da serie) introduza "Duración" ou calquera outro nome que desexe. Ou pode colocar o cursor neste campo e, a continuación, facer clic no título da columna correspondente da táboa: o título no que se faga clic engadirase como nome da serie para o diagrama de Gantt.
- Fai clic na icona de selección de intervalos situada a carón do campo Os valores (Valores de serie).
Fiestra de diálogo Cambio de fila (Editar serie) diminuirá. Resalte os datos nunha columna Duraciónfacendo clic na primeira cela (no noso caso é D2) e arrastrando ata a última cela de datos (D11). Asegúrate de non seleccionar accidentalmente un título ou algunha cela baleira.
Preme de novo a icona de selección de intervalos. Fiestra de diálogo Cambio de fila (Editar serie) ampliarase de novo e aparecerán os campos Nome da fila (Nome da serie) и Os valores (Valores de serie). Fai clic en Aceptar.
Volveremos á fiestra de novo Selección dunha fonte de datos (Seleccione a fonte de datos). Agora no campo Elementos de lenda (filas) (Entradas da lenda (serie) vemos unha serie Data de inicio e un número Duración. Só tes que facer clic OK, e os datos engadiranse ao gráfico.

O diagrama debería verse algo así:

Paso 4: Engade descricións de tarefas ao diagrama de Gantt

Agora cómpre mostrar unha lista de tarefas no lado esquerdo do diagrama en lugar de números.

Fai clic co botón dereito do rato en calquera lugar da área de trazado (a área con franxas azuis e laranxas) e no menú que aparece, fai clic en Seleccionar datos (Seleccione Datos) para volver aparecer o cadro de diálogo Selección dunha fonte de datos (Seleccione a fonte de datos).
Na área esquerda do cadro de diálogo, seleccione Data de inicio E faga clic no botón Cambiar (Editar) na zona dereita da xanela titulada Etiquetas de eixe horizontal (categorías) (Etiquetas de eixes (de categoría) horizontais).
Abrirase un pequeno cadro de diálogo Etiquetas de eixes (Etiquetas de eixes). Agora cómpre seleccionar tarefas do mesmo xeito que no paso anterior seleccionamos os datos sobre a duración das tarefas (columna Duracións): fai clic na icona de selección de intervalos, fai clic na primeira tarefa da táboa e arrastra a selección co rato. ata a última tarefa. Lembra que non se debe resaltar o título da columna. Unha vez feito isto, fai clic de novo na icona de selección de intervalos para abrir o cadro de diálogo.
Toca dúas veces OKpara pechar todas as caixas de diálogo.
Elimina a lenda do gráfico: fai clic co botón dereito sobre ela e fai clic no menú contextual Eliminar (Eliminar).

Neste punto, o diagrama de Gantt debería ter descricións de tarefas no lado esquerdo e ver algo así:

Paso 5: converte un gráfico de barras nun diagrama de Gantt

Neste momento, o noso gráfico aínda é un gráfico de barras apiladas. Para que pareza un diagrama de Gantt, cómpre formatealo correctamente. A nosa tarefa é eliminar as liñas azuis para que só queden visibles as partes laranxas dos gráficos, que representan as tarefas do proxecto. Tecnicamente, non eliminaremos as liñas azuis, só as faremos transparentes e, polo tanto, invisibles.

Fai clic en calquera liña azul do diagrama de Gantt e todas elas serán seleccionadas. Fai clic co botón dereito na selección e fai clic no menú contextual Formato de serie de datos (Formato de serie de datos).
No cadro de diálogo que aparece, faga o seguinte:
- Na sección Encher (Encher) seleccionar Sen recheo (Sen recheo).
- Na sección Fronteira (Cor do bordo) seleccione sen liñas (Sen liña).

Nota: Non peche este cadro de diálogo, necesitarao de novo no seguinte paso.

As tarefas do diagrama de Gantt que creamos en Excel están en orde inversa. Arreglarémolo nun momento. Fai clic na lista de tarefas do lado esquerdo do diagrama de Gantt para resaltar o eixe das categorías. Abrirase un cadro de diálogo Formato do eixe (Formato Eixo). No capítulo Parámetros do eixe (Opcións do eixe) marque a caixa Orde inversa das categorías (Categorías en orde inversa), despois pecha a xanela para gardar os teus cambios. Como resultado dos cambios que acabamos de facer:
- As tarefas do diagrama de Gantt están na orde correcta.
- As datas do eixe horizontal movéronse desde a parte inferior á parte superior do gráfico.

O gráfico faise semellante a un gráfico de Gantt normal, non? Por exemplo, o meu diagrama de Gantt agora ten o seguinte aspecto:

Paso 6. Personalizando o deseño do diagrama de Gantt en Excel

O diagrama de Gantt xa está tomando forma, pero podes engadir algúns toques finais máis para facelo realmente elegante.

1. Elimina o espazo baleiro do lado esquerdo do diagrama de Gantt

Ao construír un diagrama de Gantt, inserimos barras azuis ao comezo do gráfico para mostrar a data de inicio. Agora o baleiro que queda no seu lugar pódese eliminar e as tiras de tarefas pódense mover cara á esquerda, máis preto do eixe vertical.

Fai clic co botón dereito sobre o valor da primeira columna Data de inicio na táboa cos datos de orixe, no menú contextual seleccione Formato de cela > Número > xeral (Formato de celas > Número > Xeral). Memoriza o número que ves no campo Mostra (Mostra) é a representación numérica da data. No meu caso este número 41730. Como sabes, Excel almacena as datas como números iguais ao número de días do 1 de xaneiro de 1900 antes desta data (onde 1 de xaneiro de 1900 = 1). Non necesitas facer ningún cambio aquí, só tes que facer clic cancelación (Cancelar).
No diagrama de Gantt, fai clic en calquera data enriba do gráfico. Un clic seleccionará todas as datas, despois fai clic co botón dereito sobre elas e no menú contextual fai clic Formato do eixe (Formato Eixo).
No menú Parámetros eixe (Opcións do eixe) cambie a opción Mínimo (Mínimo) activado Número (Fixado) e introduza o número que recordou no paso anterior.

2. Axuste o número de datas no eixe do diagrama de Gantt

Aquí, no cadro de diálogo Formato do eixe (Formato Eixo) que se abriu no paso anterior, cambie os parámetros Divisións principais (Maior unido) и Divisións intermedias (unidade menor) de Número (Fixado) e introduza os valores desexados para os intervalos no eixe. Normalmente, canto máis curtos sexan os prazos das tarefas do proxecto, menor será o paso de división no eixe do tempo. Por exemplo, se queres mostrar cada segundo data, escribe 2 para parámetro Divisións principais (Unidade principal). Que axustes fixen, podes ver na seguinte imaxe:

Consello: Xoga coas configuracións ata obter o resultado desexado. Non teñas medo de facer algo mal, sempre podes volver á configuración predeterminada configurando as opcións en Automaticamente (Automático) en Excel 2010 e 2007 ou facendo clic Restablecer (Restablecer) en Excel 2013.

3. Elimina o espazo baleiro extra entre as raias

Organice as barras de tarefas do gráfico de forma máis compacta e o gráfico de Gantt terá un aspecto aínda mellor.

Seleccione as barras laranxas das gráficas premendo sobre unha delas co botón esquerdo do rato, despois prema nela co botón dereito do rato e no menú que aparece, prema Formato de serie de datos (Formato de serie de datos).
No cadro de diálogo Formato de serie de datos (Formato serie de datos) establece o parámetro en filas superpostas (Sobreposición de serie) valor 100 % (o control deslizante moveuse completamente cara á dereita) e para o parámetro Despeje lateral (Gap Width) valor 0 % ou case 0 % (desliza ata todo o camiño ou case todo o camiño cara á esquerda).

E aquí está o resultado dos nosos esforzos: un gráfico de Gantt sinxelo pero bastante preciso en Excel:

Lembre que un gráfico de Excel creado deste xeito é moi próximo a un gráfico de Gantt real, aínda que conserva toda a comodidade dos gráficos de Excel:

O diagrama de Gantt en Excel cambiará o tamaño cando se engadan ou eliminen tarefas.
Cambie a data de inicio da tarefa (Data de inicio) ou a súa duración (Duración) e a programación reflectirá inmediatamente os cambios realizados.
O diagrama de Gantt creado en Excel pódese gardar como imaxe ou converterse a formato HTML e publicarse en Internet.

CONSELLO:

Personaliza o aspecto do teu diagrama de Gantt cambiando as opcións de recheo, os bordos, as sombras e mesmo usando efectos 3D. Todas estas opcións están dispoñibles no cadro de diálogo. Formato de serie de datos (Formato de serie de datos). Para chamar a esta xanela, fai clic co botón dereito na barra do gráfico na área de trazado do gráfico e fai clic no menú contextual. Formato de serie de datos (Formato de serie de datos).
Se o estilo de deseño creado é agradable para o ollo, entón pódese gardar un diagrama de Gantt en Excel como modelo e utilizarse no futuro. Para iso, fai clic no diagrama, abra a pestana Construtor (Deseño) e prensa Gardar como modelo (Gardar como modelo).

Descargar diagrama de Gantt de mostra

Modelo de diagrama de Gantt en Excel

Como podes ver, construír un diagrama de Gantt sinxelo en Excel non é nada difícil. Pero que pasa se se require un diagrama de Gantt máis complexo, no que o sombreado da tarefa depende da porcentaxe da súa finalización e os fitos do proxecto indícanse mediante liñas verticais? Por suposto, se es unha desas criaturas raras e misteriosas que chamamos respectuosamente o Excel Guru, podes tentar facer un diagrama deste tipo.

Non obstante, será máis rápido e sinxelo usar modelos de diagramas de Gantt prefabricados en Excel. A continuación móstrase unha breve visión xeral de varios modelos de diagramas de Gantt de xestión de proxectos para varias versións de Microsoft Excel.

Modelo de diagrama de Gantt de Microsoft Excel 2013

Este modelo de diagrama de Gantt para Excel chámase Planificador de proxectos (Gantt Project Planner). Está deseñado para seguir o progreso do proxecto en función de varias métricas como Inicio previsto (Inicio do plan) e inicio real (Inicio real), Duración prevista (Duración do plan) и Duración real (Duración real), así como Porcentaxe completada (Porcentaxe completada).

En Excel 2013, este modelo está dispoñible na pestana Arquivo (Arquivo) na xanela crear (Novo). Se non hai ningún modelo nesta sección, podes descargalo desde o sitio web de Microsoft. Non se necesitan coñecementos adicionais para usar este modelo: fai clic nel e comeza.

Gráfico de modelos en liña Ganta

Smartsheet.com ofrece un creador interactivo de diagramas de Gantt en liña. Este modelo de diagrama de Gantt é tan sinxelo e listo para usar como o anterior. O servizo ofrece unha proba gratuíta de 30 días, así que non dubides en rexistrarte coa túa conta de Google e comezar a crear o teu primeiro diagrama de Gantt de inmediato.

O proceso é moi sinxelo: na táboa da esquerda introduce os detalles do teu proxecto e, a medida que se vai enchendo a táboa, créase un diagrama de Gantt á dereita.

Modelos de diagramas de Gantt para Excel, Google Sheets e OpenOffice Calc

En vertex42.com podes atopar modelos gratuítos de diagramas de Gantt para Excel 2003, 2007, 2010 e 2013 que tamén funcionarán con OpenOffice Calc e Google Sheets. Podes traballar con estes modelos igual que con calquera folla de cálculo normal de Excel. Só tes que introducir unha data de inicio e unha duración para cada tarefa e introducir o % de completado na columna % completado. Para cambiar o intervalo de datas que se mostra na área do diagrama de Gantt, move o control deslizante na barra de desprazamento.

E, finalmente, outro modelo de diagrama de Gantt en Excel para a súa consideración.

Modelo de diagrama de Gantt do xestor de proxectos

Outro modelo gratuíto de diagrama de Gantt ofrécese en professionalexcel.com e chámase "Gráfico de Gantt do xestor de proxectos". Neste modelo, é posible escoller unha vista (diaria ou semanal estándar), dependendo da duración das tarefas rastrexadas.

Espero que polo menos un dos modelos de diagramas de Gantt propostos se adapte ás túas necesidades. Se non, podes atopar unha gran variedade de diferentes modelos de diagramas de Gantt en Internet.

Agora que coñeces as principais características do diagrama de Gantt, podes seguir aprendendo e aprender a crear os teus propios diagramas de Gantt complexos en Excel para sorprender ao teu xefe e a todos os teus compañeiros 🙂