Contidos
No proceso de traballar nun documento de Excel, moitas veces faise necesario que varias persoas se conecten a el á vez. E moitas veces o seu número pódese calcular en varias decenas. Polo tanto, o tema da colaboración non se limita só a conectar persoas, xa que moitas veces poden facer cambios conflitivos que precisan aprender a editar de forma rápida e eficaz.
Quen pode facelo? Persoa que ten a condición de usuario mestre. Nunha palabra, que hai que facer para que o traballo conxunto cun documento non só sexa posible, senón tamén efectivo?
Traballar cun ficheiro compartido en Excel ten as súas propias características. Polo tanto, algunhas accións non están dispoñibles para os usuarios:
- Creación de táboas.
- Xestión de escenarios, incluída a súa visualización.
- Eliminación de follas.
- Os usuarios non teñen a posibilidade de fusionar varias celas ou, pola contra, dividir as fusionadas previamente.
- Calquera operación con datos XML.
Como se poden evitar estas restricións? Só tes que eliminar o acceso xeral e despois devolvelo cando sexa necesario.
Aquí tes outra folla de cálculo con algunhas tarefas que poden ser posibles ou non se traballas con varias persoas na mesma folla de cálculo.
Primeiro cómpre entender que ficheiro debe estar dispoñible para editar por varias persoas á vez. Pode ser un ficheiro novo ou un xa existente.
Configuración
Todo o que cómpre facer para compartir un ficheiro en Excel está na sección Compartir libros, que se pode atopar indo na pestana Revisión.
Aparecerá unha xanela con dúas pestanas. Interésanos o primeiro, que se abre automaticamente. Necesitamos marcar a caixa ao lado do elemento marcado na captura de pantalla cun rectángulo vermello. Con el, permitimos a varios usuarios xestionar un documento.
Despois de ter aberto o acceso para a edición, necesitamos configuralo. Para iso, abra a segunda pestana.
Despois de introducir os parámetros, confirmamos as nosas accións. Para facelo, faga clic co botón esquerdo no botón "Aceptar". A compartición pode estar aberta a calquera libro, tanto novo como existente. No primeiro caso, terás que darlle un nome.
Despois diso, cómpre gardar o ficheiro no seu ordenador.
Importante! O formato debe ser tal que o ficheiro poida ser aberto por cada usuario coa súa versión de follas de cálculo.
Debe gardar o ficheiro nun cartafol ou recurso compartido de rede que teña acceso aos participantes que queiran usar o ficheiro. Despois de seleccionar o directorio, só temos que facer clic no botón "Gardar".
Non obstante, non está permitido usar un servidor web para gardar o ficheiro compartido.
Despois de realizar todas as operacións descritas anteriormente, cómpre comprobar se é posible conectar outras persoas. Para iso, abra a pestana "Datos" e busque o elemento "Conexións" directamente debaixo dela. Se fai clic nel, poderás cambiar ligazóns ou ligazóns. Se non hai un botón correspondente, non hai ficheiros asociados.
A continuación, ábrese a pestana "Estado", coa axuda da cal é posible comprobar as conexións. O feito de que todo estea ben pódese recoñecer pola presenza do botón "Aceptar".
Excel tamén permite abrir un libro de traballo compartido. Para facelo, cómpre facer clic no botón Office. Cando apareza o panel emerxente, temos que seleccionar o elemento "Abrir" e seleccionar o libro que se utilizará para compartir. Despois diso, prema de novo no botón Office e abra a xanela "Opcións de Excel", que se atopa na parte inferior.
No lado esquerdo da xanela que aparece, poderás seleccionar unha categoría de configuración, pero estamos interesados na primeira, que contén os parámetros máis xerais.
A continuación, vai ao elemento "Configuración persoal", onde debes especificar os datos que che permiten filtrar os usuarios: nome de usuario, alcume.
Despois de realizar estas operacións, faise posible editar a información do documento ou engadir algúns datos. Non esquezas gardar os cambios despois de facelos.
Isto ás veces pode causar problemas ao gardar. Por exemplo, compartir só está dispoñible para a primeira apertura, e cando tentas abrir o documento por segunda vez, o programa arroxa un erro. Isto pode ocorrer polos seguintes motivos:
- Se varios participantes introducen datos á vez na mesma cela. Ou calquera outra parte.
- Xerando un rexistro de cambios que fai que o caderno de traballo aumente de tamaño. Isto leva a problemas.
- O usuario foi eliminado de compartir. Neste caso, gardar os cambios non funcionará só no seu ordenador.
- O recurso da rede está sobrecargado.
Para solucionar o problema, cómpre seguir os seguintes pasos:
- Elimine o rexistro de cambios ou borre a información redundante del.
- Elimina a información redundante dentro do propio documento.
- Reinicia a compartición.
- Abra un documento de Excel noutro editor de oficina e, a continuación, gárdeo de novo en formato xls.
É certo que nas versións recentes este erro non ocorre con tanta frecuencia como nas máis antigas.
Como ver a actividade dos membros
Durante o traballo conxunto, cómpre supervisar constantemente para que un dos participantes non estrague nada. Polo tanto, cómpre aprender a comprender que accións foi cometida por un deles. Para iso, debes realizar os seguintes pasos.
- Vaia á pestana "Revisión" e alí atope o elemento "Correccións". No menú, seleccione o elemento "Seleccionar correccións".
6 - A continuación, aparecerá unha xanela na que poderás saber que cambios fixeron os usuarios. Esta lista xérase automaticamente. Podes verificar que este é realmente o caso mirando a caixa de verificación situada a carón do elemento correspondente neste cadro de diálogo.
7 Neste caso, só se mostrarán na lista da esquina superior esquerda aqueles cambios realizados desde o último gardado. Isto faise por comodidade, sempre podes ver edicións anteriores na revista.
- A cada participante asígnaselle unha cor específica, pola cal pode entender quen fixo os cambios. As etiquetas están na esquina superior esquerda. Tamén pode configurar os cambios de seguimento por tempo, un usuario específico ou nun rango específico, así como desactivar a súa visualización.
8 - Cando pasas o rato sobre unha cela que ten esa marca, aparece un pequeno bloque no que podes entender quen fixo os cambios.
9 - Para facer axustes nas regras de visualización das correccións, cómpre volver á xanela de configuración e, a continuación, buscar o campo "Por hora", onde pode establecer un punto de partida para ver os cambios. É dicir, a hora a partir do cal se mostrarán as correccións. Pode axustar o período desde o último gardado, configurar para mostrar todos os cambios para todos os tempos, exclusivamente non visualizados, ou especificar a data a partir da cal se mostrarán.
10 - Tamén pode controlar a visualización das correccións realizadas só por un membro específico.
11 - Usando o campo correspondente, pode definir o rango da folla no que se rexistrarán as accións do comando.
Tamén pode facer outros cambios marcando as caixas de verificación adecuadas nos lugares correctos.
A lista de cambios non é un peso morto. O usuario principal pode revisar as edicións doutros participantes, confirmándoas ou rexeitándoas. Como facelo?
- Vaia á pestana "Revisión". Hai un menú "Correccións" onde o usuario pode xestionar as correccións. No panel emerxente, cómpre seleccionar a opción "Aceptar / rexeitar correccións", despois de que se mostrará unha xanela na que se mostrarán as correccións.
13 14 - A selección de edicións pódese realizar segundo os mesmos criterios que se describiu anteriormente: por tempo, por un usuario específico ou dentro dun determinado intervalo. Despois de configurar os parámetros necesarios, prema o botón Aceptar.
- A continuación, mostraranse todos os axustes que cumpran as condicións establecidas no paso anterior. Podes aceptar unha edición concreta ou rexeitala facendo clic no botón correspondente na parte inferior da xanela. Tamén é posible aceptar ou rexeitar axustes por lotes.
15
Agora deixáronse os axustes necesarios e elimináronse os extras.
Como eliminar usuario do ficheiro excel
De cando en vez faise necesario eliminar os usuarios da coautoría. Pode haber unha gran cantidade de razóns: encargáronlles outra tarefa, o participante comezou a facer edicións desde outro ordenador, etc. Implementar esta tarefa en Excel non é nada difícil.
Primeiro, abra a pestana "Revisión". Hai un grupo "Cambios", onde hai unha opción "Acceso ao libro".
Despois diso, aparecerá na pantalla a mesma xanela que vimos anteriormente. Na pestana Editar pódese atopar unha lista de todas as persoas que poden facer cambios na táboa. Para eliminar un usuario que non necesitamos neste momento, cómpre atopalo nesta lista, selecciónao premendo o botón esquerdo do rato e prema no botón "Eliminar", que se atopa a continuación.
A continuación, Excel avisará ao usuario de que as correccións realizadas por este participante poden non ser gardadas se está a facer cambios no libro de traballo. Se estás de acordo, fai clic en "Aceptar" e xa non se compartirá o usuario.
A mellor forma de limitar o uso dun rexistro compartido é eliminar o usuario. Se isto non é adecuado, podes configurar o dereito para ver ou editar o libro dun participante específico.
Dito isto, é importante lembrar que algunhas limitacións están incorporadas ao uso compartido de forma predeterminada. Describíronse anteriormente. Lembrámolos, porque a repetición é a nai da aprendizaxe.
- Está prohibido crear táboas intelixentes que actualicen automaticamente os datos e teñan moitas outras funcións.
- Non podes xestionar scripts.
- Hai unha restrición incorporada para eliminar follas, conectar ou desconectar celas.
- Realiza todas as operacións sobre datos XML. En palabras simples, hai restricións para estruturar unha gran cantidade de datos, incluída a edición das súas matrices. XML é un dos tipos de ficheiros máis escuros para principiantes, pero é moi sinxelo. Con este tipo de ficheiros, pode transferir datos facendo cambios por lotes no documento.
En pocas palabras, a coautoría permítelle realizar operacións estándar nun documento, pero hai máis opcións profesionais dispoñibles só para unha persoa. Isto débese a que as mesmas macros ou cambios de lotes XML son algo máis difíciles de retrotraer.
Desactivar o uso compartido e despois activalo de novo é outra forma de limitar o que poden facer os usuarios de Excel. Podes facer ti mesmo os cambios necesarios, privando así temporalmente a outras persoas da oportunidade de editar algo.
Para iso, debes seguir estes pasos.
- Abre a pestana "Revisión", vai ao elemento "Correccións" e selecciona o elemento "Destacar revisións" no menú emerxente.
- Despois diso, aparece unha xanela na que debes desmarcar as caixas situadas xunto aos elementos "Usuario" e "No intervalo".
- Despois diso, aparece un rexistro de cambios, que é necesario para a copia de seguridade dos datos.
Despois diso, podes desactivar o uso compartido. Para iso, na mesma pestana da cinta, seleccione o elemento "Acceso ao libro" e desmarque "Permitir que varios usuarios modifiquen o ficheiro".
Isto é todo, agora o uso compartido está desactivado.
Polo tanto, é bastante sinxelo configurar a co-autoría en Excel. Por suposto, hai algunhas restricións que non che permiten utilizar o documento ao máximo. Pero resólvense de forma sinxela, basta con desactivar o uso compartido por un tempo e despois activalo cando se fixen os cambios necesarios.