Traballar con táboas en Excel

Excel é considerado por moitos como un programa de follas de cálculo. Polo tanto, a cuestión de como crear e traballar con táboas pode parecer estraña a primeira vista. Pero poucas persoas saben cal é a principal diferenza entre Excel e follas de cálculo. Ademais, este compoñente do paquete de Microsoft Office non sempre é a interacción coas follas de cálculo. Ademais, a principal tarefa de Excel é o procesamento da información que se pode presentar en diferentes formas. Tamén en forma de táboa.

Ou pode xurdir unha situación na que sexa necesario seleccionar un intervalo separado para a táboa e formatalo en consecuencia. En xeral, hai un gran número de posibilidades para usar táboas, así que vexámolas con máis detalle.

O concepto de táboas intelixentes

Aínda hai unha diferenza entre unha folla de Excel e unha folla de cálculo intelixente. O primeiro é simplemente unha área que contén un certo número de celas. Algúns deles poden estar cubertos con certa información, mentres que outros están baleiros. Pero non hai unha diferenza fundamental entre eles dende o punto de vista técnico.

Pero unha folla de cálculo de Excel é un concepto fundamentalmente diferente. Non se limita a unha serie de datos, ten as súas propias propiedades, un nome, unha determinada estrutura e unha gran cantidade de vantaxes.

Polo tanto, pode seleccionar un nome separado para a táboa de Excel: "Táboa intelixente" ou Táboa intelixente.

Crea unha táboa intelixente

Supoñamos que creamos un intervalo de datos con información de vendas.

Aínda non é unha mesa. Para converter un rango nel, cómpre seleccionalo e atopar a pestana "Inserir" e alí atopar o botón "Táboa" no bloque do mesmo nome.

Aparecerá unha pequena ventá. Nela, podes axustar o conxunto de celas que queres converter nunha táboa. Ademais, debes especificar que a primeira liña contén os títulos das columnas. Tamén pode usar o atallo de teclado Ctrl + T para abrir o mesmo cadro de diálogo.

En principio, non hai que cambiar nada na maioría dos casos. Despois de confirmar a acción premendo o botón "Aceptar", o rango seleccionado anteriormente converterase inmediatamente nunha táboa.

Antes de establecer directamente as súas propiedades, cómpre comprender como o propio programa ve a táboa. Despois diso, moitas cousas quedarán claras.

Comprensión da estrutura da táboa de Excel

Todas as táboas teñen un nome específico que se mostra nunha pestana especial Deseño. Móstrase xusto despois da selección de calquera cela. Por defecto, o nome toma a forma "Táboa 1" ou "Táboa 2", e respectivamente.

Se necesitas ter varias táboas nun documento, recoméndase darlles tales nomes para que despois poidas entender que información contén onde. No futuro, será moito máis fácil interactuar con eles, tanto para ti como para as persoas que vexan o teu documento.

Ademais, pódense usar táboas con nome en Power Query ou noutros complementos.

Chamemos á nosa mesa "Informe". O nome pódese ver nunha xanela chamada xestor de nomes. Para abrilo, cómpre seguir o seguinte camiño: Fórmulas – Nomes definidos – Xestor de nomes.

Tamén é posible introducir manualmente a fórmula, onde tamén podes ver o nome da táboa.

Pero o máis divertido é que Excel é capaz de ver simultaneamente a táboa en varias seccións: na súa totalidade, así como en columnas individuais, títulos, totais. Entón as ligazóns terán este aspecto.

En xeral, tales construcións só se dan coa finalidade dunha orientación máis precisa. Pero non hai que memorizalos. Mósanse automaticamente en consellos de ferramentas que aparecen despois de seleccionar Táboa e como se abrirán os corchetes. Para inserilos, primeiro debes activar o deseño en inglés.

A opción desexada pódese atopar usando a tecla Tab. Non esqueza pechar todos os corchetes que están na fórmula. Os cadrados non son unha excepción aquí. 

Se queres sumar o contido de toda a columna coas vendas, debes escribir a seguinte fórmula:

=SUMA(D2:D8)

Despois diso, converterase automaticamente en =SUMA(Informe[Vendas]). En palabras sinxelas, a ligazón levará a unha columna específica. Conveniente, de acordo?

Así, calquera gráfico, fórmula, rango, onde se utilizará unha táboa intelixente para tomar datos dela, utilizará información actualizada automaticamente.

Agora imos falar con máis detalle sobre que táboas poden ter propiedades.

Táboas Excel: Propiedades

Cada táboa creada pode ter varios títulos de columna. A primeira liña do intervalo serve como fonte de datos.

Ademais, se o tamaño da táboa é demasiado grande, ao desprazarse cara abaixo, en lugar das letras que indican as columnas correspondentes, móstranse os nomes das columnas. Isto será do agrado do usuario, xa que non será necesario arranxar as zonas manualmente.

Tamén inclúe un autofiltro. Pero se non o necesitas, sempre podes desactivalo na configuración.

Ademais, todos os valores que se escriben inmediatamente debaixo da última cela da columna da táboa están unidos a ela. Polo tanto, pódense atopar directamente en calquera obxecto que utilice datos da primeira columna da táboa no seu traballo.

Ao mesmo tempo, as novas celas son formateadas para o deseño da táboa e todas as fórmulas específicas desta columna escríbense automaticamente nelas. En palabras sinxelas, para aumentar o tamaño da táboa e ampliala, basta con introducir os datos correctos. Todo o demais será engadido polo programa. O mesmo ocorre coas novas columnas.

Se se introduce unha fórmula en polo menos unha cela, estenderase automaticamente a toda a columna. É dicir, non é necesario encher manualmente as celas, todo ocorrerá automaticamente, como se mostra nesta captura de pantalla animada.

Todas estas características son boas. Pero pode personalizar a táboa e ampliar a súa funcionalidade.

Configuración da mesa

Primeiro cómpre abrir a pestana "Deseñador", onde se atopan os parámetros da táboa. Podes personalizalos engadindo ou desmarcando caixas de verificación específicas situadas no grupo "Opcións de estilo de táboa".

Ofrécense as seguintes opcións:

1. Engadir ou eliminar unha fila de cabeceira.
2. Engade ou elimina unha fila con totais.
3. Fai liñas alternas.
4. Resalte as columnas extremas en negra.
5. Activa ou desactiva o recheo de liñas con franxas.
6. Desactivar o filtro automático.

Tamén pode establecer un formato diferente. Isto pódese facer usando as opcións situadas no grupo Estilos de táboa. Inicialmente, o formato é diferente ao anterior, pero neste caso sempre podes personalizar o aspecto que queiras.

Tamén podes atopar o grupo "Ferramentas", onde podes crear unha táboa dinámica, eliminar copias e converter a táboa nun rango estándar.

Pero a característica máis entretida é a creación de rebanadas.

Unha porción é un tipo de filtro que se mostra nun elemento gráfico separado. Para inserilo, cómpre facer clic no botón "Inserir Slicer" do mesmo nome e, a continuación, seleccionar as columnas que desexa deixar.

Isto é todo, agora aparece un panel, que enumera todos os valores únicos contidos nas celas desta columna.

Para filtrar a táboa, debes seleccionar a categoría que resulte máis interesante neste momento.

Pódense seleccionar varias categorías usando un cortador. Para iso, debes premer a tecla Ctrl ou premer no botón da esquina superior dereita á esquerda de eliminar o filtro antes de comezar a selección.

Para configurar os parámetros directamente na cinta, pode usar a pestana co mesmo nome. Coa súa axuda, é posible editar varias propiedades da porción: aparencia, tamaño do botón, cantidade, etc.

Principales limitacións das táboas intelixentes

A pesar de que as follas de cálculo de Excel teñen moitas vantaxes, o usuario aínda terá que soportar algunhas desvantaxes:

1. As vistas non funcionan. En palabras simples, non hai forma de lembrar certos parámetros da folla.
2. Non podes compartir o libro con outra persoa.
3. Non é posible inserir subtotais.
4. Non pode usar fórmulas matriciales.
5. Non hai forma de combinar celas. Pero non se recomenda facelo.

Non obstante, hai moitas máis vantaxes que inconvenientes, polo que estas desvantaxes non serán moi perceptibles.

Exemplos de táboas intelixentes

Agora toca falar sobre as situacións nas que se necesitan follas de cálculo intelixentes de Excel e que accións se poden levar a cabo que non son posibles co rango estándar.

Supoñamos que temos unha táboa que mostra os ingresos en efectivo da compra de camisetas. A primeira columna contén os nomes dos membros do grupo e, nas outras, cantas camisetas se venderon e que tamaño teñen. Usemos esta táboa como exemplo para ver cales son as posibles accións que se poden tomar, que son imposibles no caso dun rango normal.

Resumindo coa funcionalidade de Excel

Na captura de pantalla anterior, podes ver a nosa táboa. Imos primeiro resumir todos os tamaños de camisetas individualmente. Se utilizas un intervalo de datos para acadar este obxectivo, terás que introducir manualmente todas as fórmulas. Se creas unha táboa, esta pesada carga xa non existirá. Basta con incluír un elemento e, despois, a liña cos totais xerarase por si mesma.

A continuación, fai clic co botón dereito en calquera lugar. Aparece un menú emerxente cun elemento "Táboa". Ten unha opción "fila total", que cómpre activar. Tamén se pode engadir a través do construtor.

Ademais, na parte inferior da táboa aparece unha fila cos totais. Se abres o menú despregable, podes ver a seguinte configuración:

1. Media.
2. Cantidade.
3. Máximo.
4. desviación de compensación.

E moito máis. Para acceder a funcións non incluídas na lista anterior, cómpre facer clic no elemento "Outras funcións". Aquí é conveniente que o rango se determine automaticamente. Escollemos a función SUM, porque no noso caso cómpre saber cantas camisetas se venderon en total.

Inserción automática de fórmulas

Excel é un programa realmente intelixente. É posible que o usuario nin sequera saiba que está tentando predecir as súas próximas accións. Engadimos unha columna ao final da táboa para analizar os resultados de vendas de cada un dos compradores. Despois de inserir a fórmula na primeira fila, cópiase inmediatamente en todas as outras celas e, a continuación, a columna enteira énchese cos valores que necesitamos. Cómodo?

función de ordenación

Moita xente usa o menú contextual para usar esta ou aquela función. Hai case todas as accións que na maioría dos casos hai que realizar. Se usas táboas intelixentes, a funcionalidade se expande aínda máis.

Por exemplo, necesitamos comprobar quen xa transferiu o prepago. Para iso, cómpre ordenar os datos pola primeira columna. Formateemos o texto de forma que se poida entender quen xa fixo un pago, quen non o fixo e quen non proporcionou os documentos necesarios para iso. O primeiro marcarase en verde, o segundo en vermello e o terceiro en azul. E supoñamos que estamos ante a tarefa de agrupalos. 

Ademais, Excel pode facer todo por ti. 

Primeiro cómpre facer clic no menú despregable situado preto do título da columna "Nome" e facer clic no elemento "Ordenar por cor" e seleccionar a cor vermella da fonte.

Todo, agora preséntase claramente a información sobre quen fixo o pago. 

Filtración

Tamén é posible personalizar a visualización e ocultación de determinada información da táboa. Por exemplo, se queres mostrar só aquelas persoas que non pagaron, podes filtrar os datos por esta cor. Tamén é posible filtrar por outros parámetros.

Conclusións

Así, as follas de cálculo intelixentes en Excel servirán como grandes axudantes para resolver calquera problema que só teñas que enfrontar.