Traballar con celas en Excel

Un gran número de usuarios de Excel cometen o mesmo erro. Confunden dous tipos de operacións fundamentalmente diferentes: dentro da célula e detrás dela. Pero a diferenza entre eles é enorme.

O caso é que cada cela é un elemento con todas as características, que é un campo de entrada con moitas posibilidades. Alí introdúcense fórmulas, números, texto, operadores lóxicos, etc. O texto en si pode ser estilo: cambia o seu tamaño e estilo, así como a súa localización dentro da cela.

Por exemplo, nesta imaxe podes ver que o texto dentro da cela é vermello e en negra.

Neste caso, é importante prestar atención ao feito de que a cela que se mostra na imaxe está actualmente en modo de edición de contido. Para comprender o estado específico no que se atopa a cela no seu caso, pode usar o cursor de texto dentro. Pero aínda que non sexa visible, a cela pode estar en modo de edición. Podes entender isto pola presenza de botóns activos para confirmar e cancelar a entrada. 

Unha característica importante deste modo é que é imposible realizar todas as operacións posibles cunha cela nel. Se miras a barra de ferramentas da cinta, verás que a maioría dos botóns non están activos. Aquí é onde se expresa o principal erro. Pero imos falar de todo en orde, empezando polo básico e despois aumentaremos o nivel de complexidade para que todos poidan aprender algo útil.

Conceptos básicos

Polo tanto, o elemento principal da táboa é a cela. Está situado na intersección dunha columna e dunha fila e, polo tanto, ten o seu propio enderezo, que se pode utilizar en fórmulas para sinalalo, obter certos datos, etc. 

Por exemplo, a cela B3 ten as seguintes coordenadas: fila 3, columna 2. Podes vela na esquina superior esquerda, directamente debaixo do menú de navegación. 

O segundo concepto importante é o libro de traballo. Este é un documento aberto polo usuario, que contén unha lista de follas, que á súa vez están formadas por celas. Calquera novo documento inicialmente non contén ningunha información, e no campo viño correspondente o enderezo da cela seleccionada actualmente.

Tamén se mostran os nomes das columnas e das filas. Cando se selecciona unha das celas, os elementos correspondentes na barra de coordenadas resaltaranse en laranxa.

Para introducir información é necesario, como xa entendemos anteriormente, pasar ao modo de edición. Debe seleccionar a cela adecuada facendo clic co botón esquerdo nela e, a continuación, simplemente introduza os datos. Tamén pode navegar entre as diferentes celas usando o teclado usando os botóns de frecha.

Operacións básicas das células

Seleccione celas nun intervalo

A agrupación de información en Excel realízase segundo un rango especial. Neste caso, selecciónanse varias celas á vez, así como filas e columnas, respectivamente. Se os seleccionas, móstrase toda a área e a barra de enderezos ofrece un resumo de todas as celas seleccionadas.

Unir celas

Unha vez seleccionadas as celas, agora pódense combinar. Antes de facelo, recoméndase copiar o intervalo seleccionado premendo a combinación de teclas Ctrl + C e movelo a outro lugar usando as teclas Ctrl + V. Deste xeito, pode gardar unha copia de seguridade dos seus datos. Isto debe facerse, xa que cando se fusionan as celas, bórrase toda a información contida nelas. E para restauralo, debes ter unha copia del.

A continuación, cómpre facer clic no botón que aparece na captura de pantalla. Hai varias formas de combinar celas. Debes escoller o que mellor se adapte á situación.

Atopar o botón necesario. No menú de navegación, na pestana "Inicio", busque o botón marcado na captura de pantalla anterior e amose a lista despregable. Seleccionamos Combinar e centrar. Se este botón está inactivo, cómpre saír do modo de edición. Isto pódese facer premendo a tecla Intro. 

Se precisa axustar a posición do texto na cela grande resultante, pode facelo usando as propiedades de aliñamento que se atopan na pestana Inicio.

División de células

Este é un procedemento bastante sinxelo que repite un pouco o parágrafo anterior:

1. Seleccionando unha cela que foi creada previamente fusionando outras celas. Non é posible a separación dos demais. 
2. Unha vez seleccionado o bloque combinado, a tecla de combinación iluminarase. Despois de facer clic nel, todas as celas serán separadas. Cada un deles recibirá o seu propio enderezo. As filas e columnas volveranse calcular automaticamente. 

Busca de celas

É moi doado pasar por alto información importante cando tes que traballar con grandes cantidades de datos. Para resolver este problema, pode utilizar a busca. Ademais, pode buscar non só palabras, senón tamén fórmulas, bloques combinados e calquera cousa que lle guste. Para iso, debes realizar os seguintes pasos:

1. Asegúrate de que a pestana Inicio estea aberta. Hai unha área de "Edición" onde podes atopar a tecla "Buscar e seleccionar".
2. Despois diso, abrirase un cadro de diálogo cun campo de entrada no que pode introducir o valor que precisa. Tamén hai unha opción para especificar parámetros adicionais. Por exemplo, se precisa atopar celas combinadas, cómpre facer clic en "Opcións" - "Formato" - "Aliñamento" e marcar a caixa xunto á procura de celas combinadas.
3. A información necesaria mostrarase nunha xanela especial.

Tamén hai unha función "Buscar todo" para buscar todas as celas combinadas.

Traballar co contido das celas de Excel

Aquí veremos algunhas funcións que permiten traballar con texto de entrada, funcións ou números, como realizar operacións de copia, movemento e reproducción. Vexamos cada un deles por orde.

1. Entrada. Todo é sinxelo aquí. Debe seleccionar a cela desexada e só comezar a escribir.
2. Eliminando información. Para iso, pode usar tanto a tecla Eliminar como a tecla Retroceso. Tamén pode usar a tecla de borrar no panel Edición.
3. Copiar. É moi cómodo levalo a cabo usando as teclas de acceso rápido Ctrl + C e pega a información copiada no lugar desexado usando a combinación Ctrl + V. Deste xeito, pódese levar a cabo unha multiplicación rápida de datos. Pódese usar non só en Excel, senón tamén en case calquera programa que execute Windows. Se se realizou unha acción incorrecta (por exemplo, se inseriu unha peza de texto incorrecta), pode retroceder premendo a combinación Ctrl + Z.
4. Recortando. Realízase mediante a combinación Ctrl + X, despois de que cómpre inserir os datos no lugar correcto usando as mesmas teclas de acceso rápido Ctrl + V. A diferenza entre cortar e copiar é que con este último, os datos gárdanse no primeiro lugar, mentres que o fragmento cortado permanece só no lugar onde foi inserido. 
5. Formato. As células pódense cambiar tanto fóra como dentro. O acceso a todos os parámetros necesarios pódese obter facendo clic co botón dereito sobre a cela requirida. Aparecerá un menú contextual con todas as opcións.

Operacións aritméticas

Excel é principalmente unha calculadora funcional que che permite realizar cálculos multinivel. Isto é especialmente útil para a contabilidade. Este programa permítelle realizar todas as operacións concebibles e inconcibibles con números. Polo tanto, cómpre comprender como funcionan as distintas funcións e caracteres que se poden escribir nunha cela.

Primeiro de todo, cómpre comprender a notación que indica unha operación aritmética particular:

1. + – suma.
2. – – resta.
3. * - multiplicación.
4. / – división.
5. ^ - exponenciación.
6. % é unha porcentaxe. 

Comeza a introducir unha fórmula nunha cela cun signo igual. Por exemplo, 

= 7 + 6

Despois de premer o botón "ENTER", os datos calcúlanse automaticamente e o resultado móstrase na cela. Se como resultado do cálculo resulta que hai un gran número de díxitos despois do punto decimal, pode reducir a profundidade de bits usando un botón especial na pestana "Inicio" na sección "Número".

Usando fórmulas en Excel

Se é necesario elaborar un balance final, a suma só non é suficiente. Despois de todo, consiste nunha enorme cantidade de datos. Por este motivo, desenvolvéronse tecnoloxías que permiten crear unha táboa en tan só un par de clics.

Para que quede máis claro, imos crear unha táboa tan sinxela con datos, onde cómpre calcular varios valores á vez.

Para obter o resultado final, simplemente sume os valores de cada elemento durante as dúas primeiras semanas. Isto é sinxelo porque tamén pode introducir manualmente unha pequena cantidade de datos. Pero que, tamén mans para recibir a cantidade? Que hai que facer para sistematizar a información dispoñible?

Se utilizas unha fórmula nunha cela, podes realizar incluso os cálculos máis complexos, así como programar o teu documento para que faga o que queiras.

Ademais, a fórmula pódese seleccionar directamente desde o menú, que se chama premendo o botón fx. Seleccionamos a función SUMA no cadro de diálogo. Para confirmar a acción, debes premer o botón "Intro". Antes de usar realmente as funcións, recoméndase practicar un pouco no sandbox. É dicir, crea un documento de proba, onde podes elaborar un pouco varias fórmulas e ver como funcionan. 

Erros ao introducir unha fórmula nunha cela

Como resultado de introducir unha fórmula, pódense producir varios erros:

1. ##### – Este erro lánzase se se obtén un valor inferior a cero ao introducir unha data ou hora. Tamén se pode mostrar se non hai espazo suficiente na cela para acomodar todos os datos. 
2. #N/A: este erro aparece se é imposible determinar os datos, así como se se infrinxe a orde de entrada dos argumentos da función.
3. #LINK! Neste caso, Excel informa de que se especificou unha columna ou un enderezo de fila non válido. 
4. #BALEIRO! Móstrase un erro se a función aritmética foi construída incorrectamente.
5. #NÚMERO! Se o número é excesivamente pequeno ou grande.
6. #VALOR! Indica que se está a utilizar un tipo de datos non compatible. Isto pode ocorrer se unha cela que se usa para a fórmula contén texto e a outra contén números. Neste caso, os tipos de datos non coinciden entre si e Excel comeza a xurar.
7. #DIV/0! – a imposibilidade de dividir entre cero.
8. #NOME? – non se pode recoñecer o nome da función. Por exemplo, hai un erro.

Teclas rápidas

As teclas de acceso rápido facilitan a vida, especialmente se tes que repetir o mesmo tipo de accións a miúdo. As teclas de acceso rápido máis populares son as seguintes:

1. CTRL + frecha no teclado: seleccione todas as celas que están na fila ou columna correspondente.
2. CTRL + MAYÚS + "+" - inserir a hora que está no reloxo neste momento.
3. CTRL + ; - inserir a data actual coa función de filtrado automático segundo as regras de Excel.
4. CTRL + A: selecciona todas as celas.

Configuración do aspecto da cela

O deseño de celas correctamente escollido permíteche facelo máis atractivo e o rango é fácil de ler. Hai varias opcións de aspecto de cela que podes personalizar.

Boundaries

A gama de funcións da folla de cálculo tamén inclúe a configuración de bordos. Para iso, fai clic nas celas de interese e abre a pestana "Inicio", onde fai clic na frecha situada á dereita do botón "Bordes". Despois diso, aparecerá un menú no que pode establecer as propiedades de bordo necesarias.

Pódense trazar bordos. Para iso, cómpre atopar o elemento "Debuxar bordes", que se atopa neste menú emerxente.

Cor de recheo

Primeiro cómpre seleccionar as celas que deben encherse cunha determinada cor. Despois diso, na pestana "Inicio", busque a frecha situada á dereita do elemento "Cor de recheo". Aparecerá un menú emerxente cunha lista de cores. Só ten que seleccionar a sombra desexada e a cela encherase automaticamente.

Truco de vida: se pasas o rato sobre diferentes cores, podes ver cal será a aparencia da cela despois de que se enche cunha determinada cor.

Estilos de cela

Os estilos de cela son opcións de deseño xa preparadas que se poden engadir nun par de clics. Podes atopar o menú na pestana "Inicio" na sección "Estilos de cela".