Contidos
Excel é un dos mellores programas de análise de datos. E case todas as persoas nunha ou outra etapa da vida tiveron que tratar con números e datos de texto e procesalas en prazos axustados. Se aínda necesitas facelo, describiremos técnicas que axudarán a mellorar significativamente a túa vida. E para facelo máis visual, mostraremos como implementalos mediante animacións.
Análise de datos mediante táboas dinámicas de Excel
As táboas dinámicas son unha das formas máis sinxelas de automatizar o procesamento da información. Permítelle acumular unha gran variedade de datos que non están absolutamente estruturados. Se o usas, case sempre poderás esquecer o que son un filtro e a clasificación manual. E para crealos, só tes que premer un par de botóns e introducir algúns parámetros sinxelos, dependendo da forma de presentar os resultados que precises nunha situación concreta.
Hai moitas formas de automatizar a análise de datos en Excel. Trátase tanto de ferramentas integradas como de complementos que se poden descargar en Internet. Tamén hai un complemento "Kit de ferramentas de análise", que foi desenvolvido por Microsoft. Ten todas as funcións necesarias para que poida obter todos os resultados que necesita nun ficheiro Excel.
O paquete de análise de datos desenvolvido por Microsoft só se pode usar nunha única folla de traballo nunha unidade de tempo. Se procesará información localizada en varios, a información resultante mostrarase exclusivamente nun. Noutros, os rangos mostraranse sen ningún valor, nos que só hai formatos. Para analizar información en varias follas, cómpre utilizar esta ferramenta por separado. Este é un módulo moi grande que admite un gran número de funcións, en particular, permítelle realizar os seguintes tipos de procesamento:
- Análise de dispersión.
- Análise de correlacións.
- Covarianza.
- Cálculo da media móbil. Un método moi popular en estatística e comercio.
- Obter números aleatorios.
- Realizar operacións de selección.
Este complemento non está activado por defecto, pero está incluído no paquete estándar. Para usalo, debes activalo. Para iso, siga os seguintes pasos:
- Vaia ao menú "Ficheiro" e alí atopa o botón "Opcións". Despois diso, vai a "Complementos". Se instalou a versión 2007 de Excel, debe facer clic no botón "Opcións de Excel", que se atopa no menú Office.
- A continuación, aparece un menú emerxente, titulado "Xestión". Alí atopamos o elemento "Complementos de Excel", fai clic nel e, a continuación, no botón "Ir". Se está a usar un ordenador Apple, abra a pestana "Ferramentas" no menú e, a continuación, busque o elemento "Complementos para Excel" na lista despregable.
- No cadro de diálogo que apareceu despois diso, cómpre marcar a caixa xunto ao elemento "Paquete de análise" e, a continuación, confirmar as súas accións facendo clic no botón "Aceptar".
Nalgunhas situacións, pode resultar que este complemento non se puido atopar. Neste caso, non estará na lista de complementos. Para facelo, fai clic no botón "Examinar". Tamén pode recibir información de que o paquete está completamente ausente deste ordenador. Neste caso, cómpre instalalo. Para facelo, fai clic no botón "Si".
Antes de poder activar o paquete de análise, primeiro debes activar VBA. Para iso, cómpre descargalo do mesmo xeito que o propio complemento.
Como traballar con táboas dinámicas
A información inicial pode ser calquera cousa. Esta pode ser información sobre vendas, entrega, envíos de produtos, etc. Independentemente disto, a secuencia de pasos será sempre a mesma:
- Abre o ficheiro que contén a táboa.
- Seleccione o rango de celas que analizaremos mediante a táboa dinámica.
- Abre a pestana "Inserir" e alí tes que atopar o grupo "Táboas", onde hai un botón "Táboa dinámica". Se usas un ordenador co sistema operativo Mac OS, debes abrir a pestana "Datos" e este botón estará situado na pestana "Análise".
- Isto abrirá un diálogo titulado "Crear táboa dinámica".
- A continuación, configure a visualización de datos para que coincida co intervalo seleccionado.
Abrimos unha táboa, a información na que non está estruturada de ningún xeito. Para iso, pode utilizar a configuración dos campos da táboa dinámica no lado dereito da pantalla. Por exemplo, imos enviar a "Cantidade de pedidos" no campo "Valores" e información sobre os vendedores e a data de venda, nas filas da táboa. A partir dos datos que figuran nesta táboa, determináronse automaticamente as cantidades. Se é necesario, pode abrir a información de cada ano, trimestre ou mes. Isto permitirache obter a información detallada que necesitas nun momento determinado.
O conxunto de parámetros dispoñibles diferirá do número de columnas que hai. Por exemplo, o número total de columnas é 5. E só necesitamos colocalas e seleccionalas do xeito correcto e mostrar a suma. Neste caso, realizamos as accións mostradas nesta animación.
Podes especificar a táboa dinámica especificando, por exemplo, un país. Para iso, incluímos o elemento "País".
Tamén podes ver información sobre vendedores. Para iso, substituímos a columna "País" por "Vendedor". O resultado será o seguinte.
Análise de datos con mapas 3D
Este método de visualización xeorreferenciada permite buscar patróns vinculados a rexións, así como analizar este tipo de información.
A vantaxe deste método é que non é necesario rexistrar as coordenadas por separado. Só tes que escribir correctamente a localización xeográfica na táboa.
Como traballar con mapas 3D en Excel
A secuencia de accións que cómpre seguir para traballar con mapas 3D é a seguinte:
- Abre un ficheiro que conteña o intervalo de datos de interese. Por exemplo, unha táboa onde hai unha columna "País" ou "Cidade".
- A información que se mostrará no mapa debe formatearse primeiro como unha táboa. Para iso, cómpre atopar o elemento correspondente na pestana "Inicio".
- Seleccione as celas a analizar.
- Despois diso, vai á pestana "Inserir" e alí atopamos o botón "Mapa 3D".
Despois móstrase o noso mapa, onde as cidades da táboa están representadas como puntos. Pero realmente non necesitamos só a presenza de información sobre asentamentos no mapa. É moito máis importante para nós ver a información que está ligada a eles. Por exemplo, aquelas cantidades que se poden mostrar como a altura da columna. Despois de realizar as accións indicadas nesta animación, ao pasar o rato sobre a columna correspondente, mostraranse os datos asociados a ela.
Tamén podes usar un gráfico circular, que é moito máis informativo nalgúns casos. O tamaño do círculo depende da cantidade total.
Folla de previsións en Excel
Moitas veces os procesos comerciais dependen das características estacionais. E tales factores deben terse en conta na fase de planificación. Hai unha ferramenta especial de Excel para iso, que che gustará coa súa alta precisión. É significativamente máis funcional que todos os métodos descritos anteriormente, por moi excelentes que sexan. Do mesmo xeito, o ámbito do seu uso é moi amplo: estruturas comerciais, financeiras, de mercadotecnia e incluso de goberno.
Importante: para calcular a previsión, cómpre obter información da hora anterior. A calidade da previsión depende do longo prazo dos datos. Recoméndase ter datos desglosados en intervalos regulares (por exemplo, trimestrais ou mensuais).
Como traballar coa folla de previsións
Para traballar cunha folla de previsión, debes facer o seguinte:
- Abre o ficheiro, que contén unha gran cantidade de información sobre os indicadores que debemos analizar. Por exemplo, durante o ano pasado (aínda que canto máis mellor).
- Destaca dúas liñas de información.
- Vaia ao menú "Datos" e alí fai clic no botón "Folla de previsións".
- Despois diso, abrirase un diálogo no que pode seleccionar o tipo de representación visual da previsión: un gráfico ou un histograma. Elixe o que se adapte á túa situación.
- Establece a data na que debe rematar a previsión.
No seguinte exemplo, fornecemos información para tres anos: 2011-2013. Neste caso, recoméndase indicar intervalos de tempo, e non números específicos. É dicir, é mellor escribir marzo de 2013, e non un número concreto como o 7 de marzo de 2013. Para obter unha previsión para o ano 2014 a partir destes datos é necesario obter datos ordenados en filas coa data e os indicadores que estaban nese momento. Destaca estas liñas.
A continuación, vai á pestana "Datos" e busca o grupo "Previsión". Despois diso, vai ao menú "Folla de previsións". Despois diso, aparecerá unha xanela na que volvemos a seleccionar o método para presentar a previsión e, a continuación, establecemos a data na que se debe completar a previsión. Despois diso, fai clic en "Crear", despois de que obtemos tres opcións de previsión (mostradas por unha liña laranxa).
Análise rápida en Excel
O método anterior é moi bo porque permite facer predicións reais baseadas en indicadores estatísticos. Pero este método permítelle levar a cabo unha intelixencia empresarial completa. É moi xenial que esta función se crea o máis ergonómicamente posible, xa que para lograr o resultado desexado, cómpre realizar literalmente algunhas accións. Sen cálculos manuais, sen escribir ningunha fórmula. Só ten que seleccionar o intervalo que se vai analizar e establecer o obxectivo final.
É posible crear unha variedade de gráficos e micrografías directamente na cela.
Como traballar
Entón, para funcionar, necesitamos abrir un ficheiro que conteña o conxunto de datos que hai que analizar e seleccionar o intervalo axeitado. Despois de seleccionalo, teremos automaticamente un botón que permite elaborar un resumo ou realizar un conxunto doutras accións. Chámase análise rápida. Tamén podemos definir as cantidades que se introducirán automaticamente na parte inferior. Podes ver máis claramente como funciona nesta animación.
A función de análise rápida tamén permite formatar os datos resultantes de diferentes xeitos. E pode determinar cales son os valores máis ou menos directamente nas celas do histograma que aparece despois de configurar esta ferramenta.
Ademais, o usuario pode poñer unha variedade de marcadores que indiquen valores maiores e menores en relación aos da mostra. Así, os valores máis grandes mostraranse en verde e os máis pequenos en vermello.
Realmente quero crer que estas técnicas che permitirán aumentar significativamente a eficiencia do teu traballo con follas de cálculo e conseguir todo o que queiras o máis rápido posible. Como podes ver, este programa de follas de cálculo ofrece posibilidades moi amplas incluso en funcións estándar. E que podemos dicir dos complementos, que son moi numerosos en Internet. Só é importante ter en conta que todos os complementos deben ser revisados coidadosamente para detectar virus, porque os módulos escritos por outras persoas poden conter código malicioso. Se os complementos son desenvolvidos por Microsoft, pódese usar con seguridade.
O paquete de análise de Microsoft é un complemento moi funcional que fai do usuario un verdadeiro profesional. Permítelle realizar case calquera procesamento de datos cuantitativos, pero é bastante complicado para un usuario novato. O sitio de axuda oficial de Microsoft ten instrucións detalladas sobre como usar diferentes tipos de análise con este paquete.